ΚΕΝΤΡΟ ΠΛΗ.ΝΕ.Τ. Ν. ΦΛΩΡΙΝΑΣ
Το PowerPoint Πολύ Απλά και Πολύ Σύντομα
Το PowerPoint είναι ένας επεξεργαστής παρουσιάσεων. Δέχεται κείμενο, αριθμούς, εικόνες, βίντεο, ήχους κ.ά. και τα παρουσιάζει με τη μορφή διαφανειών. Αφού ολοκληρωθεί μια παρουσίαση, μπορούμε να την τυπώσουμε ή να δημιουργήσουμε διαφάνειες (slides) για να τις προβάλλουμε σε μια μηχανή προβολής.
Το PowerPoint έχει δικά του αρχεία για να αποθηκεύσει τις παρουσιάσεις του, τα οποία έχουν επέκταση .PPT. Οι παρουσιάσεις μπορούν να εμφανιστούν και μέσω της οθόνης του υπολογιστή ή μέσω μιας μηχανής προβολής που είναι συνδεδεμένη με τον υπολογιστή, σε μια μεγάλη οθόνη. Μπορούν ακόμα να παρουσιαστούν και μέσω δικτύου σε οθόνες άλλων υπολογιστών.
Ο Οδηγός Αυτόματων Περιεχομένων (Auto Content) και τα πρότυπα του PowerPoint μάς βοηθούν στο να σχεδιάσουμε μια παρουσίαση, δίνοντάς της μια βασική διάρθρωση. Σε μια παρουσίαση μπορούμε να ενσωματώσουμε γραφήματα, οργανογράμματα και πίνακες για μια καλύτερη οπτική παρουσίαση.
Μια παρουσίαση αποτελείται από πολλές διαφάνειες και η μετάβαση από διαφάνεια σε διαφάνεια μπορεί να γίνει με εντυπωσιακά εφέ ή μπορούμε να ορίσουμε ειδικά πλήκτρα μέσα στις διαφάνειες, που το πάτημα πάνω τους με το ποντίκι να ενεργοποιεί άλλες διαφάνειες
Υπάρχουν οι διαφάνειες βάσης (slide masters), οι οποίες αποτελούν ένα πρότυπο (καλούπι) για πολλές διαφάνειες της ίδιας παρουσίασης. Ακόμα, το Power Point μπορεί να ενσωματώσει πολύ εύκολα κείμενο και γραφήματα από τα προγράμματα Word και Excel.
Το Power Point έχει εργαλεία για συσκευασία και μεταφορά των παρουσιάσεών μας, για εμφάνιση των παρουσιάσεων σε δίκτυο και για χρονομέτρηση των διαφανειών ενώ αυτές προβάλλονται στην οθόνη.
Όπως ένα αρχείο του Word αποτελείται από πολλές σελίδες, ένα αρχείο του Excel αποτελείται από πολλά φύλλα εργασίας, έτσι κι ένα αρχείο του Power Point αποτελείται από πολλές διαφάνειες (slides).
Το Power Point μάς προσφέρει 5 διαφορετικούς τρόπους εμφάνισης των διαφανειών μιας παρουσίασης. Στην Άποψη Διαφάνειας (Slide View), μπορούμε να επεξεργαστούμε τις διαφάνειες μία-μία. Στην Άποψη Διάρθρωσης (Outline View), το Power Point εμφανίζει μόνο το κείμενο της παρουσίασης, το οποίο μπορούμε να το επεξεργαστούμε, χωρίς να βλέπουμε τα υπόλοιπα στοιχεία της διαφάνειας.
Στην Άποψη Ταξινόμησης Διαφανειών (Slide Sorter View), βλέπουμε τις διαφάνειες της παρουσίασης διατεταγμένες σε γραμμές και στήλες. Δεν μπορούμε να αλλάξουμε το περιεχόμενο των διαφανειών, αλλά μπορούμε να διαγράψουμε, να μετακινήσουμε και να αντιγράψουμε πολύ εύκολα, όποιες διαφάνειες θέλουμε. Στην ίδια άποψη, μπορούμε να εφαρμόσουμε ένα πρότυπο για όλες τις διαφάνειες και να αλλάξουμε τα εφέ μεταβάσεων ανάμεσα στις διαφάνειες.
Η Άποψη Σελίδων Σημειώσεων (Notes Pages View) παράγει μια μικρότερη έκδοση της διαφάνειας στο επάνω μισό της σελίδας και αφήνει το κάτω μισό ελεύθερο για σημειώσεις που μπορεί να χρησιμοποιήσει ο ομιλητής κατά τη διάρκεια της παρουσίασης.
Η Άποψη Προβολής Διαφανειών (Slide Show View) εμφανίζει προοδευτικά τις διαφάνειες της παρουσίασης. Ο τρόπος εναλλαγής των διαφανειών μπορεί να είναι αυτόματος με χρονική ρύθμιση ή μπορεί να γίνεται με το πάτημα κάποιου πλήκτρου και μπορούμε να επιλέξουμε κάποιο από πολλά εντυπωσιακά εφέ για τον τρόπο μετάβασης σ’ άλλη διαφάνεια.
Με την εκκίνηση του PowerPoint, εμφανίζεται ένα πλαίσιο διαλόγου από το οποίο μπορούμε να επιλέξουμε τη μέθοδο δημιουργίας μιας νέας παρουσίασης ή να εμφανίσουμε μια ήδη υπάρχουσα.
Για να δημιουργήσουμε μια νέα παρουσίαση, μπορούμε να επιλέξουμε το πλήκτρο επιλογής Οδηγό αυτόματου περιεχομένου, οπότε το Power Point θα μας καθοδηγήσει, δίνοντάς μας ιδέες και παραδείγματα για την οργάνωση της παρουσίασής μας. Αν είμαστε ήδη στο Power Point, μπορούμε να ξεκινήσουμε τη δημιουργία μιας νέας παρουσίασης με την καθοδήγηση του Οδηγού αυτόματου περιεχομένου, επιλέγοντας Δημιουργία... από το μενού Αρχείο ή πατώντας Control+N και επιλέγοντας Οδηγός αυτόματου περιεχομένου από την καρτέλα Παρουσιάσεις.
Αν επιλέξουμε το πλήκτρο επιλογής Πρότυπο, εμφανίζεται ένα πλαίσιο διαλόγου όπου υπάρχουν τρεις καρτέλες με τους εξής τίτλους : Γενικά, Σχέδια Παρουσιάσεων και Παρουσιάσεις. Η κάθε καρτέλα περιέχει μερικά εικονίδια από πρότυπες παρουσιάσεις και όταν κάνουμε κλικ στο εικονίδιο κάποιας παρουσίασης, μπορούμε να δούμε σε προεπισκόπηση το περιεχόμενό της. Για να χρησιμοποιήσουμε μια πρότυπη παρουσίαση, επιλέγουμε το εικονίδιό της και μετά πατάμε στο πλήκτρο ΟΚ. Τις ίδιες επιλογές θα πάρουμε και αν επιλέξουμε Δημιουργία... από το μενού Αρχείο ή αν πατήσουμε Control+N.
Αν επιλέξουμε το πλήκτρο επιλογής Κενή παρουσίαση, θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο διαλόγου, όπου από το παράθυρο Επιλογή αυτόματης διάταξης:, μπορούμε να επιλέξουμε ένα στυλ αυτόματης διάταξης (autolayout) για τις διαφάνειες της νέας παρουσίασης από ένα σύνολο 24 διατάξεων, ανάμεσα στις οποίες υπάρχει και μια επιλογή για μια τελείως κενή διάταξη.
Μερικές αυτόματες διατάξεις έχουν μόνο κείμενο (έναν τίτλο και έναν υπότιτλο) και άλλες, εκτός από τον τίτλο, περιέχουν γραφήματα, οργανογράμματα, πίνακες ή πλαίσια για εισαγωγή εικόνας, βίντεο ή ήχου. Πατάμε στην αυτόματη διάταξη που θέλουμε και μετά στο πλήκτρο ΟΚ.
Κάθε αυτόματη διάταξη περιέχει έναν συνδυασμό από δεσμευτικά θέσης (placeholders), τα οποία είναι διακεκομμένα ορθογώνια πλαίσια με προτρεπτικό κείμενο. Το προτρεπτικό κείμενο μάς υποδεικνύει πώς να το χρησιμοποιήσουμε και τι να γράψουμε σ’ αυτό. Για παράδειγμα, Κάντε κλικ για να γράψετε κείμενο, Κάντε κλικ για να γράψετε τίτλο, Κάντε διπλό κλικ για να προσθέσετε clipart ê.ά.
Αν επιλέξουμε το πλήκτρο επιλογής Άνοιγμα υπάρχουσας παρουσίασης, θα μπορούμε να ανοίξουμε για να επεξεργαστούμε μια ήδη υπάρχουσα παρουσίαση, επιλέγοντάς την από τον κατάλληλο φάκελο. Στο ίδιο σημείο μπορούμε να φθάσουμε αν επιλέξουμε Άνοιγμα... από το μενού Αρχείο ή αν πατήσουμε Control+O ή αν πατήσουμε στο δεύτερο από αριστερά πλήκτρο της βασικής γραμμής εργαλείων.
Μπορούμε να έχουμε περισσότερες από μία παρουσιάσεις ανοικτές ταυτόχρονα στην οθόνη και από το μενού Παράθυρο, μπορούμε να τις τοποθετήσουμε σε κατακόρυφη διάταξη για να μην αλληλοκαλύπτονται, επιλέγοντας Τακτοποίηση όλων ή να επιλέξουμε Σε επικάλυψη για να βλέπουμε τις γραμμές τίτλων τους.
Υπάρχουν τέσσερις τρόποι για να εισάγουμε μια νέα διαφάνεια στην παρουσίασή μας. Ο ένας είναι να πατήσουμε το πλήκτρο Εισαγωγή νέας διαφάνειας που βρίσκεται στη μέση περίπου της βασικής γραμμής εργαλείων και έχει το σχήμα ενός λευκού τετραγώνου με μια αναλαμπή στην πάνω αριστερή γωνία του.
Ο δεύτερος είναι να επιλέξουμε Νέα διαφάνεια... από το μενού Εισαγωγή, ο τρίτος είναι να πατήσουμε Control+M και ο τέταρτος είναι να πατήσουμε το πλήκτρο Νέα διαφάνεια... που βρίσκεται στο δεξί μέρος της γραμμής κατάστασης, στο κάτω μέρος της οθόνης.
Όποιον τρόπο κι αν επιλέξουμε, εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Νέα διαφάνεια, απ’ όπου μπορούμε να επιλέξουμε μια διάταξη για τη νέα διαφάνεια. Στο αριστερό μέρος της γραμμής κατάστασης εμφανίζεται το μήνυμα, π.χ. Διαφάνεια 1 από 6, δηλ. βρισκόμαστε στην πρώτη διαφάνεια σ’ ένα σύνολο 6 διαφανειών.
Μετακίνηση Ανάμεσα στις Διαφάνειες
Με το πλήκτρο PageDown μπορούμε να πάμε στην επόμενη διαφάνεια και με το πλήκτρο PageUp μπορούμε να πάμε στην προηγούμενη διαφάνεια. Μπορούμε ακόμα να χρησιμοποιήσουμε την κατακόρυφη ράβδο κύλισης καθώς και τα πλήκτρα με τα δύο βελάκια που βρίσκονται αμέσως μετά την κατακόρυφη ράβδο κύλισης. Καθώς σύρουμε το ορθογώνιο κύλισης, εμφανίζονται ο αριθμός και ο τίτλος της τρέχουσας διαφάνειας.
Εφαρμογή Προτύπου στις Διαφάνειες
Για να αλλάξουμε το πρότυπο μιας υπάρχουσας παρουσίασης, μπορούμε να πατήσουμε το πλήκτρο Εφαρμογή προτύπου σχεδίασης της βασικής γραμμής εργαλείων ή να επιλέξουμε Εφαρμογή προτύπου σχεδίασης... από το μενού Μορφή. Επιλέγουμε τον φάκελο με τα πρότυπα στο πλαίσιο Διερεύνηση σε :, πατάμε στο εικονίδιο ενός προτύπου, βλέπουμε την προεπισκόπησή του και για να το εφαρμόσουμε πατάμε στο πλήκτρο Εφαρμογή ή κάνουμε διπλό κλικ πάνω στο όνομά του. Το νέο πρότυπο θα αναμορφοποιήσει όλες τις διαφάνειες της παρουσίασης.
Για να δημιουργήσουμε ένα δικό μας πρότυπο, το οποίο θα μπορούμε να εφαρμόζουμε όποτε θέλουμε στη δημιουργία μιας νέας παρουσίασης, ανοίγουμε μια υπάρχουσα παρουσίαση ή δημιουργούμε μια καινούργια και κάνουμε όσες αλλαγές θέλουμε στον συνδυασμό χρωμάτων, στα στοιχεία του φόντου και στον τίτλο και τη διαφάνεια βάσης.
Μετά, επιλέγουμε Αποθήκευση ως... από το μενού Αρχείο, διαλέγουμε τον φάκελο όπου θα αποθηκευθεί το πρότυπο και στο πλαίσιο Αποθήκευση ως τύπος:, επιλέγουμε Πρότυπα παρουσιάσεων. Στο πλαίσιο κειμένου Όνομα αρχείου:, γράφουμε το όνομα για το πρότυπο και τέλος, πατάμε στο πλήκτρο Αποθήκευση.
Η Άποψη Ταξινόμησης Διαφανειών
Η Άποψη Ταξινόμησης Διαφανειών μάς δίνει μια συνολική εικόνα της παρουσίασης, καθώς εμφανίζει τις διαφάνειες σε μικρογραφίες τοποθετημένες η μία δίπλα στην άλλη. Μπορούμε, όμως, να αναδιατάξουμε τις διαφάνειες, να αλλάξουμε πρότυπα, συνδυασμούς χρωμάτων και φόντο, να προσθέσουμε, να διαγράψουμε, να αντιγράψουμε και να μετακινήσουμε διαφάνειες, ακόμα και ανάμεσα σε δύο παρουσιάσεις, και να ρυθμίσουμε τα εφέ μετάβασης και δημιουργίας.
Όταν πάμε στην άποψη ταξινόμησης διαφανειών, η τρέχουσα παρουσίαση εμφανίζεται σαν ένα σύνολο από μικρογραφίες των διαφανειών και κάτω από τη βασική γραμμή εργαλείων εμφανίζεται η γραμμή εργαλείων Ταξινόμηση διαφανειών στη θέση της γραμμής εργαλείων μορφοποίησης.
Για να δούμε κάποια διαφάνεια σε Άποψη Διαφάνειας, μπορούμε να κάνουμε διπλό κλικ πάνω της ή να χρησιμοποιήσουμε τα βελάκια κίνησης για να μετακινήσουμε το περίγραμμα επισήμανσης στη διαφάνεια που θέλουμε και μετά να πατήσουμε το πλήκτρο Enter.
Το Power Point προσαρμόζει αυτόματα το ποσοστό (ζουμ) εμφάνισης των διαφανειών ώστε να μπορούμε να βλέπουμε όσο το δυνατό μεγαλύτερο μέρος από, αν όχι όλες, τις διαφάνειες. Για να αυξήσουμε το ποσοστό αυτό ή να το σμικρύνουμε, μπορούμε να γράψουμε ένα ποσοστό μεγέθυνσης στο πλαίσιο Έλεγχος ζουμ της βασικής γραμμής εργαλείων ή να επιλέξουμε ένα ποσοστό από τον πτυσσόμενο κατάλογο. Μια άλλη λύση είναι να επιλέξουμε την εντολή Ζουμ... από το μενού Προβολή.
Για να αναδιατάξουμε τις διαφάνειες μιας παρουσίασης, πατάμε πάνω στη διαφάνεια που θέλουμε να μετακινήσουμε ή να αντιγράψουμε και μετά τη σύρουμε στη νέα της θέση με τη μέθοδο της μεταφοράς και απόθεσης (drag and drop). Αν κατά τη διάρκεια της μετακίνησης της διαφάνειας κρατάμε πατημένο και το πλήκτρο Control, η διαφάνεια αντιγράφεται.
Για τη μετακίνηση και την αντιγραφή διαφανειών, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε και τα πλήκτρα Αποκοπής, Αντιγραφής και Επικόλλησης της βασικής γραμμής εργαλείων ή του μενού Επεξεργασία ή του μενού συντόμευσης.
Για να επιλέξουμε μια ομάδα διαφανειών, μπορούμε να κρατάμε πατημένο το πλήκτρο Shift για να επιλέγουμε μη γειτονικές διαφάνειες ή να σχεδιάσουμε με το ποντίκι ένα πλαίσιο επιλογής γύρω από γειτονικές διαφάνειες. Κάθε επιλεγμένη διαφάνεια περιβάλλεται από ένα περίγραμμα επισήμανσης.
Για να προσθέσουμε μια διαφάνεια στην παρουσίαση, πατάμε πρώτα στη διαφάνεια μετά από την οποία θέλουμε να τοποθετηθεί η νέα διαφάνεια και χρησιμοποιούμε έναν από τους γνωστούς τρόπους δημιουργίας διαφάνειας. Για να διαγράψουμε μια διαφάνεια ή μια ομάδα διαφανειών, πρώτα την επιλέγουμε και μετά πατάμε το πλήκτρο Delete.
Για να μπορέσουμε να μετακινήσουμε ή να αντιγράψουμε διαφάνειες μεταξύ δύο παρουσιάσεων, θα πρέπει πρώτα να τακτοποιήσουμε τις παρουσιάσεις τη μία δίπλα στην άλλη. Για να γίνει αυτό, ανοίγουμε τις δύο παρουσιάσεις, πηγαίνουμε στην Άποψη Ταξινόμησης Διαφανειών και στις δύο και επιλέγουμε Τακτοποίηση όλων από το μενού Παράθυρα.
Μετά μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τις γνωστές τεχνικές για τη μετακίνηση ή την αντιγραφή διαφανειών. Πρέπει να έχουμε υπόψη μας ότι η μετακινούμενη διαφάνεια παίρνει το σχεδιασμό του προτύπου της παρουσίασης προορισμού.
Στην Άποψη Ταξινόμησης Διαφανειών μπορούμε να αλλάξουμε το πρότυπο σχεδίασης, τον συνδυασμό χρωμάτων και το φόντο μιας ή περισσοτέρων διαφανειών με τον ίδιο τρόπο που κάναμε τις αλλαγές αυτές και στην Άποψη Διαφάνειας. Μόνο που εδώ έχουμε καλύτερο οπτικό αποτέλεσμα.
Για να αντιγράψουμε έναν συνδυασμό χρωμάτων από μια διαφάνεια σε κάποια άλλη, επιλέγουμε πρώτα τη διαφάνεια που έχει το συνδυασμό χρωμάτων που θέλουμε να αντιγράψουμε, πατάμε στο πλήκτρο της βασικής γραμμής εργαλείων που έχει το σχήμα πινέλου (Πινέλο μορφοποίησης) και μετά πατάμε στη διαφάνεια όπου θέλουμε να αντιγράψουμε τον συνδυασμό χρωμάτων.
Ένας άλλος τρόπος για να γίνει αυτό είναι να επιλέξουμε την εντολή Επιλογή συνδυασμού χρωμάτων από το μενού Μορφή και μετά να επιλέξουμε τη διαφάνεια στην οποία θέλουμε να μεταφερθεί ο συνδυασμός χρωμάτων και να επιλέξουμε Εφαρμογή συνδυασμού χρωμάτων από το ίδιο μενού.
Για να ξεκινήσει η προβολή διαφανειών, πάμε στην πρώτη διαφάνεια και μετά επιλέγουμε Προβολή παρουσίασης... από το μενού Προβολή ή πατάμε στο τελευταίο δεξιά πλήκτρο στο κάτω αριστερό μέρος του παραθύρου της παρουσίασης.
Η πρώτη διαφάνεια θα καταλάβει ολόκληρη την οθόνη και θα παραμείνει εκεί μέχρι να πατήσουμε το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού ή το δεξί βελάκι ή το πλήκτρο PageDown, για να πάμε στην επόμενη διαφάνεια. Για να επιστρέψουμε στην προηγούμενη διαφάνεια, μπορούμε να πατήσουμε το πλήκτρο PageUp ή το αριστερό βελάκι. Αν πατήσουμε το πλήκτρο Esc, σταματάει η προβολή των διαφανειών.
Οι μεταβάσεις ή εναλλαγές (transitions) είναι ειδικά εφέ που μπορούμε να συμπεριλάβουμε ανάμεσα στις διαφάνειες, οπότε καθώς αλλάζουμε διαφάνειες η μετάβαση «σχεδιάζει» την επόμενη διαφάνεια στην οθόνη με μια ποικιλία τεχνικών, ανάμεσα στις οποίες μπορεί να υπάρχει και αναπαραγωγή ήχου.
Το καλύτερο μέρος για να ορίσουμε τα εφέ μετάβασης είναι η Άποψη Ταξινόμησης Διαφανειών, όπου μπορούμε να δούμε πολλές διαφάνειες σε μία μόνο οθόνη και να δοκιμάσουμε τα εφέ μετάβασης. Για να ορίσουμε ένα απλό εφέ μετάβασης σε μια διαφάνεια, πρώτα πατάμε πάνω της για να την επιλέξουμε και μετά διαλέγουμε ένα εφέ μετάβασης από την πτυσσόμενη λίστα Εφέ εναλλαγής διαφάνειας. Για να δούμε μια προεπισκόπηση της μετάβασης, πατάμε στο μικρό εικονίδιο που έχει ένα βελάκι μέσα του και βρίσκεται στο κάτω αριστερό μέρος της διαφάνειας.
Για να εφαρμόσουμε το ίδιο εφέ μετάβασης σε περισσότερες από μία διαφάνειες, πρώτα τις επιλέγουμε όλες μ’ έναν από τους γνωστούς τρόπους και στη συνέχεια επιλέγουμε ένα εφέ από την πτυσσόμενη λίστα Εφέ εναλλαγής διαφάνειας.
Αν πατήσουμε στο πλήκτρο Τρόπος εναλλαγής διαφάνειας, που βρίσκεται στα αριστερά της πτυσσόμενης λίστας Εφέ εναλλαγής διαφάνειας, θα ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου Τρόπος εναλλαγής διαφάνειας. Το ίδιο πλαίσιο διαλόγου θα εμφανισθεί και αν επιλέξουμε Τρόπος εναλλαγής διαφάνειας... από το μενού Εργαλεία ή Τρόπος εναλλαγής διαφάνειας... από το μενού συντόμευσης.
Σ’ αυτό το πλαίσιο διαλόγου, μπορούμε να επιλέξουμε το εφέ μετάβασης από την πτυσσόμενη λίστα Εφέ:, την Ταχύτητα του εφέ μετάβασης (Αργά, Μέτρια, Γρήγορα) καθώς και αν η Διαδοχή διαφανειών θα γίνεται με πάτημα του ποντικιού (Μόνο με κλικ) ή Αυτόματα μετά από ... δευτερόλεπτα.
Για να προσθέσουμε ηχητικές μεταβάσεις στην προβολή των διαφανειών, μπορούμε να επιλέξουμε κάποιους από τους έτοιμους ήχους της πτυσσόμενης λίστας Ήχος, όπως Γραφομηχανή, Ήχος λέιζερ, Σφύριγμα, Φρένα που στριγγλίζουν, Φωτογραφική μηχανή ή να επιλέξουμε Άλλος ήχος... και να διαλέξουμε κάποιο από τα αρχεία ήχου του φακέλου Windows\Media ή κάποιον ήχο από ένα cd-rom ή από μια δισκέτα. Αν θέλουμε η αναπαραγωγή του ήχου να είναι συνεχής κατά τη διάρκεια μιας προβολής διαφανειών, πρέπει να επιλέξουμε το πλαίσιο ελέγχου Επανάληψη μέχρι τον επόμενο ήχο.
Τα στοιχεία κειμένου με βούλες των διαφανειών κειμένου, μπορούν να εμφανίζονται είτε όλα μαζί ή το ένα μετά το άλλο, κατά τη διάρκεια της προβολής διαφανειών. Για να τα κάνουμε να εμφανίζονται σταδιακά, θα πρέπει να καθορίσουμε ένα Εφέ σταδιακής εμφάνισης κειμένου από την πτυσσόμενη λίστα της γραμμής εργαλείων στην Άποψη Ταξινόμησης Διαφανειών ή από το πλαίσιο διαλόγου Ρυθμίσεις κίνησης.
Για να ανοίξουμε το πλαίσιο διαλόγου Ρυθμίσεις κίνησης όταν είμαστε στην Άποψη Ταξινόμησης Διαφανειών, πρέπει να επιλέξουμε μια ή περισσότερες διαφάνειες και μετά Άλλες επιλογές... από το υπομενού Σταδιακή εμφάνιση κειμένου διαφάνειας του μενού Εργαλεία.
Αν είμαστε σε Άποψη Διαφάνειας, για να ανοίξουμε το πλαίσιο διαλόγου Ρυθμίσεις κίνησης, πρέπει να επιλέξουμε ένα αντικείμενο μιας διαφάνειας και μετά Ρυθμίσεις κίνησης... από το μενού Εργαλεία ή να πατήσουμε στο πλήκτρο Εφέ κίνησης της βασικής γραμμής εργαλείων για να εμφανιστεί η αντίστοιχη γραμμή εργαλείων και μετά να πατήσουμε στο πλήκτρο Ρυθμίσεις κίνησης της γραμμής αυτής.
Στο πλαίσιο διαλόγου Ρυθμίσεις κίνησης και στο πλαίσιο επιλογής Επιλογές σταδιακής εμφάνισης, μπορούμε να επιλέξουμε αν τα στοιχεία με βούλες θα δημιουργηθούν όλα μαζί (Όλων ταυτόχρονα) ή ανά επίπεδο παραγράφου (Με τις παραγράφους 1ου επιπέδου) ή αν θα υπάρχει Αποτροπή σταδιακής εμφάνισης. Μπορούμε ακόμα να καθορίσουμε να εμφανίζονται τα στοιχεία με βούλες Με αντίστροφη σειρά και μια δημιουργία να ξεκινάει αυτόματα όταν τελειώνει η προηγούμενη (Έναρξη μετά το προηγούμενο στάδιο), διαφορετικά θα πρέπει να εμφανίζουμε κάθε στοιχείο πατώντας το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού.
Στο πλαίσιο επιλογής Εφέ, μπορούμε να επιλέξουμε ένα εφέ δημιουργίας από την πτυσσόμενη λίστα για να σχεδιάσουμε όλα τα νέα στοιχεία με βούλες. Μπορούμε ακόμα να καθορίσουμε αν τα στοιχεία με βούλες θα δημιουργούνται Ανά παράγραφο, Ανά λέξη ή Ανά γράμμα. Τέλος, μπορούμε να επιλέξουμε ένα ηχητικό εφέ με τον γνωστό τρόπο.
Από την πτυσσόμενη λίστα Μετά το στάδιο εμφάνισης:, που βρίσκεται στο κάτω δεξιά μέρος του πλαισίου διαλόγου, μπορούμε να επιλέξουμε ένα χρώμα με το οποίο θα γίνονται αμυδρά τα στοιχεία με βούλες αφού εμφανιστούν στην οθόνη και εξηγηθούν. Από την πτυσσόμενη λίστα Σειρά εμφάνισης:, μπορούμε να καθορίσουμε τη σειρά με την οποία θέλουμε να εμφανίζεται το επιλεγμένο αντικείμενο στη διαφάνεια (Πρώτο, Δεύτερο κοκ) κατά τη διάρκεια της προβολής διαφανειών.
Για να εμφανίσουμε τη γραμμή εργαλείων Εφέ κίνησης, μπορούμε να πατήσουμε στο πλήκτρο της βασικής γραμμής εργαλείων (που έχει ένα κίτρινο αστεράκι μέσα του) ή να την επιλέξουμε από την επιλογή Γραμμές εργαλείων... του μενού Προβολή. Για να μπορέσουμε να χρησιμοποιήσουμε τα περισσότερα πλήκτρα αυτής της γραμμής εργαλείων, πρέπει να είμαστε σε Άποψη Διαφάνειας και πρέπει πρώτα να επιλέξουμε ένα αντικείμενο στην τρέχουσα διαφάνεια που να έχει κείμενο, όπως έναν τίτλο ή ένα κείμενο με βούλες. Μ’ αυτή τη γραμμή εργαλείων, μπορούμε να συμπεριλάβουμε πρόσθετα εφέ στην προβολή διαφανειών.
Για να αποκρύψουμε μία ή περισσότερες διαφάνειες κατά τη διάρκεια της προβολής διαφανειών, πρώτα τις επιλέγουμε και μετά πατάμε στο πλήκτρο Απόκρυψη διαφάνειας ή επιλέγουμε Απόκρυψη διαφάνειας από το μενού Εργαλεία ή το μενού συντόμευσης. Στους αριθμούς των διαφανειών στην Άποψη Ταξινόμησης Διαφανειών εμφανίζεται ένα τετράγωνο πλαίσιο με μια διαγώνια γραμμή που υποδηλώνει ότι οι διαφάνειες είναι κρυμμένες. Για να επανεμφανίσουμε μια κρυμμένη διαφάνεια, ακολουθούμε την ίδια διαδικασία.
Η επιλογή Ρυθμίσεις αλληλεπίδρασης μάς επιτρέπει να προσθέτουμε πλήκτρα στις διαφάνειές μας, τα οποία όταν τα πατάμε να μπορούμε να πηγαίνουμε σε κάποια άλλη διαφάνεια ή να αναπαράγουμε ένα βίντεο, έναν ήχο ή και να εκτελούμε κάποιο άλλο πρόγραμμα.
Μπορούμε να κάνουμε αλληλεπιδραστική μια οποιαδήποτε εικόνα που έχουμε εισάγει ή ένα αντικείμενο γραφικών που έχουμε σχεδιάσει. Επιλέγουμε την εικόνα ή το αντικείμενο γραφικών στην Άποψη Διαφάνειας και μετά την εντολή Ρυθμίσεις αλληλεπίδρασης... του μενού Εργαλεία.
Αν εκτελέσουμε την προβολή από την επιλογή Προβολή παρουσίασης... του μενού Προβολή, θα εμφανισθεί ένα πλαίσιο διαλόγου, όπου μπορούμε να επιλέξουμε Όλες ή να συμπληρώσουμε τα πλαίσια κειμένου Από: και Έως: για να εμφανισθεί μια μόνο συγκεκριμένη περιοχή διαφανειών.
Στο ίδιο πλαίσιο διαλόγου μπορούμε να επιλέξουμε αν η Διαδοχή διαφανειών θα είναι Μη αυτόματη ή αν θα υπάρχει Ρύθμιση χρονισμού παρουσίασης με δοκιμή. Αν επιλέξουμε το πλαίσιο ελέγχου Συνεχής επανάληψη που διακόπτεται με ‘Esc’, η παρουσίαση θα εκτελείται ασταμάτητα και θα διακόπτεται μόνο όταν πατήσουμε το πλήκτρο Esc. Είναι ιδανική περίπτωση για βιτρίνες και για εισόδους κτιρίων.
Προσθήκη Ήχου και Βίντεο
Για να προσθέσουμε ένα αντικείμενο πολυμέσων σε μια διαφάνεια, πάμε σε Άποψη Διαφάνειας, επιλέγουμε Αντικείμενο... από το μενού Εισαγωγή και μετά τον τύπο του αντικειμένου που θέλουμε. Μπορούμε ακόμα να δημιουργήσουμε μια νέα διαφάνεια με αυτόματη διάταξη που να περιέχει ένα δεσμευτικό θέσης για κλιπ πολυμέσων και να κάνουμε διπλό κλικ πάνω του για να ανοίξει το παράθυρο Media Player.
Οι τρεις δημοφιλέστεροι τύποι αρχείων πολυμέσων είναι οι : wav (αρχεία ήχου), mid (μουσικά αρχεία) και avi (αρχεία video). Από το μενού Εισαγωγή αποσπάσματος, μπορούμε να επιλέξουμε : Active Movie..., Αutodesk Animator (ΤΜ) Animation..., Video για Windows..., Ήχος..., Ενορχήστρωση MIDI... ή Μουσικό CD.
Αφού εισάγουμε ένα αντικείμενο πολυμέσων στη διαφάνεια (π.χ. ένα video), μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τα πλήκτρα της γραμμής εργαλείων για Αναπαραγωγή, Διακοπή, Αποβολή, Προηγούμενο σημάδι, Επιστροφή, Προώθηση, Επόμενο σημάδι, Αρχή επιλογής, Τέλος επιλογής, Γρήγορη κίνηση πίσω και Γρήγορη κίνηση μπροστά. Κάτω από τη γραμμή εργαλείων, υπάρχει μια γραμμή κλίμακας, με την οποία μπορούμε να βλέπουμε πού βρισκόμαστε σ’ ένα κλιπ πολυμέσων και τον συνολικό χρόνο σε δευτερόλεπτα που διαρκεί αυτό το κλιπ πολυμέσων.
Αν διαλέξουμε την εντολή Επιλογές του μενού Επεξεργασία, θα ανοίξει ένα πλαίσιο διαλόγου με τις εξής επιλογές (πλαίσια ελέγχου) :
Αυτόματη επαναφορά, μας επαναφέρει αυτόματα στην αρχή του αποσπάσματος αφού τελειώσει η αναπαραγωγή.
Αυτόματη επανάληψη, αναπαράγει συνέχεια το απόσπασμα μέχρι να πατήσουμε στο πλήκτρο Διακοπή της γραμμής ελέγχου Media Player.
Γραμμή ελέγχου κατά την εκτέλεση, εμφανίζει τη γραμμή ελέγχου Media Player όταν αναπαράγεται το απόσπασμα.
Λεζάντα:, είναι ένα πλαίσιο κειμένου που μας επιτρέπει να προσθέσουμε μια λεζάντα (caption) στο εικονίδιο του αποσπάσματος στη διαφάνεια.
Περίγραμμα στο αντικείμενο, προσθέτει ένα στενό μαύρο περίγραμμα στο εικονίδιο του αποσπάσματος στη διαφάνεια.
Εκτέλεση εγγράφου πελάτη, αναπαράγει το απόσπασμα χωρίς να ανοίξει το παράθυρο Media Player.
Από το μενού Κλίμακα, μπορούμε να επιλέξουμε Χρόνος, Καρέ ή Κομμάτια, ανάλογα με το απόσπασμα πολυμέσων που έχουμε εισάγει και να αλλάξουμε τη μορφή της γραμμής κλίμακας. Αν έχουμε ακουστικό cd, μπορούμε να επιλέξουμε Τροχιές (Tracks).
Αφού ορίσουμε όλες τις αρχικές επιλογές και ιδιότητες, μπορούμε να πατήσουμε εκτός του αποσπάσματος για να ενσωματωθεί στη διαφάνεια, να κλείσει το παράθυρο του Media Player και να συνεχίσουμε να δουλεύουμε με την παρουσίασή μας. Για να επεξεργαστούμε το εικονίδιο αποσπάσματος, μπορούμε να κάνουμε δεξί κλικ πάνω του για να εμφανισθεί το μενού συντόμευσης και να επιλέξουμε Άνοιγμα αντικειμένου Απόσπασμα μέσου, για να επιστρέψουμε στα χειριστήρια του Media Player ή Επεξεργασία αντικειμένου Απόσπασμα μέσου, για να αντικαταστήσουμε το τρέχον απόσπασμα πολυμέσων με κάποιο καινούργιο ή Αναπαραγωγή αντικειμένου Απόσπασμα μέσου, για να αναπαράγουμε το απόσπασμα μ’ όλες τις επιλογές και τις ιδιότητες που επιλέξαμε.
Για ένα εικονίδιο αποσπάσματος, μπορούμε να επιλέξουμε Ρυθμίσεις κίνησης... από το μενού Εργαλεία και στο πλαίσιο διαλόγου που θα εμφανισθεί, να επιλέξουμε Σταδιακή εμφάνιση ή Αποτροπή σταδιακής εμφάνισης, Εφέ, Ήχο, Σειρά εμφάνισης/εκτέλεσης: και χρώμα Μετά το στάδιο εμφάνισης:.
Επειδή, όμως, είναι απόσπασμα πολυμέσων, μπορούμε να επιλέξουμε Αναπαραγωγή στο πλαίσιο επιλογής Επιλογές εκτέλεσης και μετά να πατήσουμε στο πλήκτρο Περισσότερες... για να ανοίξει ένα άλλο πλαίσιο διαλόγου.
Οι επιλογές του πλαισίου διαλόγου Περισσότερες επιλογές εκτέλεσης μάς επιτρέπουν να καθορίζουμε τα εξής :
Διαδοχικά, για να αναπαραχθεί το απόσπασμα μετά από άλλα εφέ στη διαφάνεια ή μετά από πάτημα του ποντικιού.
Αυτόματα, ... δευτερόλεπτα μετά το προηγούμενο συμβάν, για να αναπαράγεται το απόσπασμα αυτόματα μετά από έναν καθορισμένο αριθμό δευτερολέπτων.
Παύση προβολής μέχρι το τέλος της εκτέλεσης, για να σταματήσουμε την προβολή διαφανειών κατά την αναπαραγωγή του αποσπάσματος.
Συνέχιση προβολής, εκτέλεση σε δεύτερο πλάνο, μπορούμε να καθορίσουμε αν το απόσπασμα θα σταματήσει στο τέλος της τρέχουσας διαφάνειας ή μετά από έναν καθορισμένο αριθμό διαφανειών.
Απόκρυψη όταν δεν γίνεται εκτέλεση, για να εμποδίσουμε το εικονίδιο του αποσπάσματος να εμφανίζεται στην οθόνη κατά τη διάρκεια μιας προβολής διαφανειών, ενώ δεν γίνεται αναπαραγωγή.
Προσθήκη Έτοιμων Εικόνων και Ψηφιογραφικών
Η Συλλογή Έτοιμων Εικόνων (ClipArt Gallery) του Power Point περιέχει πάνω από 1.000 εικόνες σχεδιασμένες από επαγγελματίες καλλιτέχνες. Μπορούμε πολύ εύκολα να τοποθετήσουμε οποιαδήποτε από τις εικόνες αυτές σε μια διαφάνεια. Αν, όμως, δεν μας ικανοποιεί κάποια από τις εικόνες αυτές, μπορούμε να εισάγουμε μια εικόνα που σχεδιάσαμε σ’ ένα άλλο πρόγραμμα ή που σαρώσαμε με το scanner.
Μπορούμε να προσθέσουμε έτοιμες εικόνες σε μια διαφάνεια όταν είμαστε στην Άποψη Διαφάνειας ή μπορούμε να επιλέξουμε μια από τις δύο αυτόματες διατάξεις που περιέχουν δεσμευτικά θέσεις για ClipArt όταν ξεκινάμε μια νέα διαφάνεια. Κάνουμε διπλό κλικ στο δεσμευτικό θέσης για ClipArt και ανοίγει η Συλλογή Έτοιμων Εικόνων.
Για να προσθέσουμε έτοιμες εικόνες σε μια διαφάνεια που δεν έχει δεσμευτικό θέσης έτοιμης εικόνας, ανοίγουμε τη διαφάνεια σε Άποψη Διαφάνειας και μετά πατάμε στο πλήκτρο Εισαγωγή ClipArt της βασικής γραμμής εργαλείων ή επιλέγουμε ClipArt... από το μενού Εισαγωγή.
Θα ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου Microsoft ClipArt Gallery 2.0, στην αριστερή πλευρά του οποίου και στη λίστα Categories: εμφανίζεται ένας αλφαβητικός κατάλογος των κατηγοριών των έτοιμων εικόνων και δεξιά του καταλόγου αυτού και στη λίστα Pictures: εμφανίζονται σε προεπισκόπηση τα εικονίδια έτοιμων εικόνων της επιλεγμένης κατηγορίας.
Για να επιλέξουμε μια έτοιμη εικόνα, κάνουμε κλικ πάνω της και η εικόνα περιβάλλεται από ένα σκούρο περίγραμμα. Για να την προσθέσουμε σε μια διαφάνεια, πατάμε στο πλήκτρο Insert ή κάνουμε διπλό κλικ πάνω της. Όταν προσθέτουμε μια έτοιμη εικόνα σε μια διαφάνεια, η εικόνα θα εμφανισθεί είτε στο δεσμευτικό θέσης που κάναμε διπλό κλικ ή κεντραρισμένη στη διαφάνεια, αν δεν υπήρχε δεσμευτικό θέσης.
Αφού εισάγουμε μια έτοιμη εικόνα σε μια διαφάνεια, μπορούμε να τη σύρουμε με το ποντίκι για να τη μετακινήσουμε, να αλλάξουμε το μέγεθός της ομοιόμορφα σύροντας μια γωνιακή λαβή, να κρατήσουμε πατημένο το πλήκτρο Control και να σύρουμε μια γωνιακή λαβή για να μεταβάλλεται η εικόνα γύρω από το κέντρο της ή να κρατήσουμε πατημένο το πλήκτρο Control και να σύρουμε την έτοιμη εικόνα για να δημιουργηθεί ένα αντίγραφό της.
Για να προσθέσουμε μια έτοιμη εικόνα στο φόντο κάθε διαφάνειας μιας παρουσίασης, πρέπει να προσθέσουμε την εικόνα στο φόντο του υποδείγματος διαφανειών. Από το μενού Προβολή επιλέγουμε Υπόδειγμα και μετά Υπόδειγμα διαφανειών. Ανοίγουμε τη Συλλογή Έτοιμων Εικόνων και εισάγουμε την εικόνα που θέλουμε. Η εικόνα θα τοποθετηθεί στο φόντο της παρουσίασης και για να την βάλουμε πίσω από το κείμενο της παρουσίασης, την επιλέγουμε και μετά διαλέγουμε Μεταφορά στο τελευταίο επίπεδο από το μενού Σχεδίαση.
Για να μην εμφανίζεται η εικόνα που τοποθετήσαμε στο φόντο της παρουσίασης, επιλέγουμε Προσαρμοσμένο φόντο... από το μενού Μορφή ή το μενού συντόμευσης και ενεργοποιούμε το πλαίσιο ελέγχου Παράλειψη φόντου και γραφικών του Υποδείγματος. Αν το απενεργοποιήσουμε και πάλι, η εικόνα θα εμφανισθεί στο φόντο όλων των διαφανειών.
Για να αλλάξουμε τα χρώματα μιας έτοιμης εικόνας που έχουμε εισάγει σε μια διαφάνεια, επιλέγουμε την εικόνα και μετά διαλέγουμε Επαναχρωματισμός... από το μενού Εργαλεία ή το μενού συντόμευσης. Στο πλαίσιο διαλόγου που θα εμφανισθεί, επιλέγουμε το χρώμα που θέλουμε να αλλάξουμε από τη λίστα Αρχικά: και διαλέγουμε ένα νέο χρώμα από τους πτυσσόμενους καταλόγους της λίστας Νέα χρώματα:.
Αν επιλέξουμε το πλήκτρο επιλογής Χρωμάτων, θα μπορούμε να αλλάξουμε οποιοδήποτε χρώμα της εικόνας, ενώ αν επιλέξουμε το πλήκτρο επιλογής Γεμισμάτων, θα μπορούμε να αλλάξουμε μόνο το χρώμα του φόντου ή τα χρώματα γεμίσματος της εικόνας, αλλά όχι τα χρώματα των γραμμών.
Για να εισάγουμε μια εικόνα σε μια διαφάνεια από ένα αρχείο γραφικών και όχι από τη Συλλογή Έτοιμων Εικόνων, επιλέγουμε Εικόνα... από το μενού Εισαγωγή σε Άποψη Διαφάνειας. Στο πλαίσιο διαλόγου που θα εμφανισθεί, μπορούμε να επιλέξουμε τον φάκελο και το όνομα του αρχείου που περιέχει την εικόνα που θέλουμε να εισάγουμε.
Το Power Point μπορεί να εισάγει δύο τύπους αρχείων γραφικών : διανυσματικά (vector) και ψηφιογραφικά (bitmap). Τα διανυσματικά αρχεία δημιουργούνται από σχεδιαστικά και γραφιστικά προγράμματα και περιέχουν μια διάταξη μεμονωμένων αντικειμένων, για παράδειγμα κύκλους, ορθογώνια, γραμμές, περιοχές με γέμισμα και χαρακτήρες κειμένου. Τα ψηφιογραφικά αρχεία περιέχουν μια εικόνα που αποτελείται από μοτίβα κουκκίδων, όπως οι εικόνες των εφημερίδων αποτελούνται από μικρές κουκκίδες.
Για να επαναφέρουμε τις αρχικές αναλογίες μια εικόνας, επιλέγουμε Κλίμακα μεγέθους... από το μενού Σχεδίαση και ενεργοποιούμε το πλαίσιο ελέγχου Σε σχέση με το αρχικό μέγεθος της εικόνας. Στο ίδιο πλαίσιο διαλόγου, μπορούμε να εισάγουμε ένα ποσοστό στο πλαίσιο κειμένου Προσαρμογή κλίμακας σε για να αλλάξουμε το μέγεθος της εικόνας διατηρώντας τις αρχικές της αναλογίες. Από την πτυσσόμενη λίστα Ανάλυση:, μπορούμε να επιλέξουμε μια από τις εξής αναλύσεις : 640 Χ 480, 720 Χ 512, 800 Χ 600, 1024 Χ 768 ή 1280 Χ 1024.
Μπορούμε να περικόψουμε ένα ψηφιογραφικό και να εμφανίσουμε μόνο ένα τμήμα της εικόνας του, σαν να χρησιμοποιούσαμε ένα ψαλίδι. Για να περικόψουμε ένα ψηφιογραφικό, πρώτα το επιλέγουμε και μετά πάμε στην επιλογή Ξάκρισμα εικόνας από το μενού Εργαλεία ή το μενού συντόμευσης.
Ο δείκτης του ποντικιού παίρνει το σχήμα εικονιδίου περικοπής, τον τοποθετούμε σε μια από τις λαβές που περιβάλλουν το γραφικό και σύρουμε τη λαβή προς το κέντρο της εικόνας. Μπορούμε να σύρουμε κι άλλες λαβές, μέχρι να επικεντρωθούμε στο κομμάτι της εικόνας που θέλουμε να εμφανίζεται. Για να επαναφέρουμε τα τμήματα που περικόψαμε, επιλέγουμε πάλι την ίδια εντολή και σύρουμε προς τα έξω τις λαβές του ψηφιογραφικού με το εικονίδιο περικοπής.
Μπορούμε να τοποθετήσουμε ένα ψηφιογραφικό στο φόντο μιας παρουσίασης ή να αλλάξουμε τα χρώματα ενός ψηφιογραφικού με τον ίδιο τρόπο που γίνονται και για μια έτοιμη εικόνα του Power Point.