Un système de gestion de documents permet d`automatiser le contrôle et le suivi des documents qui sont gérés conformément aux procédures de contrôle de documents. Tout du manuel de procédures de contrôle des documents lui-même, à tous les documents et fichiers régis par le programme de contrôle des documents, sont gérés dans le système centralisé. Définition du document: un «document» est une instruction de quelque sorte, par exemple, toute information où un changement non autorisé pourrait causer un problème. Les procédures de contrôle des documents ont défini le cadre de l`approbation, de la mise à jour ou de la modification du document, la façon dont les modifications sont suivies, la façon dont les documents sont publiés (en interne ou en externe) et la façon dont les documents sont rendus obsolètes. Une fois les documents devenus définitifs et approuvés, ils ont souvent encore besoin de changements à l`avenir. Les procédures de contrôle des documents détermineront le processus de révision des documents. Les procédures identifient qui peut initier ou demander des révisions, et qui peut les mettre en œuvre. Une fois les révisions rédigées, elles suivent un processus d`approbation semblable ou identique au processus initial d`examen et d`approbation des documents. La procédure de contrôle des documents définit également comment un document sera identifié en fonction de sa révision. S`assurer que le document correct, à jour et approuvé est utilisé, est un avantage essentiel des procédures de contrôle des documents.

Les documents qui sont obsolètes ou qui ne sont plus exacts peuvent être une source de préoccupation majeure et entraîner certaines des constatations les plus fréquentes dans les programmes de conformité. Procédures non approuvées ou obsolètes, documents non contrôlés, fichiers inaccessibles ou perdus… ce sont quelques-unes des constatations d`audit les plus évitables qui peuvent survenir sans procédures de contrôle des documents. Dans la plupart des organisations, un individu ou un groupe de personnes sont identifiés comme responsables des procédures de contrôle des documents. Cela inclut la responsabilité du manuel des procédures de contrôle des documents (lui-même suivant les procédures de contrôle des documents). En savoir plus sur la différence entre documents et enregistrements dans les procédures de contrôle de document. Les procédures de contrôle des documents sont les processus définis par un manuel des procédures de contrôle des documents. Cela inclut: il existe plusieurs composants d`un système de gestion des documents qui prennent en charge les procédures de contrôle des documents.