ΚΕΝΤΡΟ ΠΛΗ.ΝΕ.Τ. Ν. ΦΛΩΡΙΝΑΣ

Το Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο (e-mail)

 

Το Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο (e-mail)

Όπως ήδη γνωρίζουμε, η σύνδεσή μας στο Internet μάς εξασφαλίζει και την ηλεκτρονική επικοινωνία ή αλληλογραφία (e-mail) μ’ άλλους χρήστες του δικτύου που έχουν κι αυτοί λογαριασμό αλληλογραφίας. Το πρόγραμμα του e-mail που θα χρησιμοποιήσουμε εξαρτάται από τον φυλλομετρητή με τον οποίο περιηγούμαστε στο Internet. Για τον Internet Explorer το αντίστοιχο πρόγραμμα e-mail είναι το Outlook Express, ενώ για το Netscape Communicator είναι το Netscape Messenger. Και τα δύο προγράμματα έχουν βασικά την ίδια λογική με μικρές διαφορές στις επιμέρους διαδικασίες.

Σε μια διεύθυνση e-mail οι πληροφορίες πριν από το @ είναι το όνομα χρήστη (user-name), οι πληροφορίες μετά το @ είναι η περιοχή όπου βρίσκεται ο λογαριασμός του χρήστη και οι τελείες χωρίζουν τα διάφορα κομμάτια της θέσης. Οι διευθύνσεις e-mail δεν περιέχουν κενούς χαρακτήρες και γράφονται συνήθως με μικρά γράμματα.

 

Το Πρόγραμμα e-mail Outlook Express

Το πρόγραμμα Outlook Express μπορούμε να το εκτελέσουμε από τον Internet Explorer, κάνοντας κλικ στο πλήκτρο Αλληλογραφία ή επιλέγοντας Αλληλογραφία από το μενού Μετάβαση ή από την αντίστοιχη συντόμευση στην επιφάνεια εργασίας ή από τη γραμμή εργασιών των Windows.

Το Outlook Express περιέχει τις εξής ενότητες :

Το παράθυρο του Outlook Express είναι χωρισμένο σε δύο βασικά μέρη, το αριστερό, όπου εμφανίζονται οι κατηγορίες μηνυμάτων που είδαμε πριν και το δεξί, όπου εμφανίζονται τα περιεχόμενα της κατηγορίας που επιλέγουμε. Για τις εργασίες που θέλουμε να κάνουμε, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τα πλήκτρα-εικονίδια της γραμμής εργασιών ή να επιλέξουμε από τα πτυσσόμενα μενού. Ανάλογα με την κατηγορία (ενότητα) που έχουμε επιλέξει, εμφανίζονται και αντίστοιχα εικονίδια.

Τα εικονίδια στη γραμμή εργασιών του Outlook Express είναι τα εξής:

 

Οι Ρυθμίσεις του Outlook Express

Οι ρυθμίσεις του Outlook Express περιλαμβάνουν τις ρυθμίσεις λογαριασμών και τις γενικές επιλογές. Για να κάνουμε τις ρυθμίσεις λογαριασμών επιλέγουμε Λογαριασμοί... από το μενού Εργαλεία και εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Λογαριασμοί Internet, το οποίο περιέχει τις εξής καρτέλες : Όλες, Συζητήσεις, Αλληλογραφία και Υπηρεσία καταλόγου. Στην καρτέλα Όλες βλέπουμε όλες τις υπηρεσίες που περιέχονται στις υπόλοιπες τρεις καρτέλες. Για να προσθέσουμε μια νέα υπηρεσία κάνουμε κλικ στο πλήκτρο Προσθήκη4, για να καταργήσουμε μια υπάρχουσα υπηρεσία, την επιλέγουμε και κάνουμε κλικ στο πλήκτρο Κατάργηση και για να ρυθμίσουμε τις ιδιότητες μιας υπηρεσίας κάνουμε κλικ στο πλήκτρο Ιδιότητες.

Η πιο σημαντική υπηρεσία και αυτή με την οποία θα ασχοληθούμε είναι η αλληλογραφία. Την επιλέγουμε στην καρτέλα Όλες και κάνουμε κλικ στο πλήκτρο Ιδιότητες. Θα εμφανισθεί ένα πλαίσιο διαλόγου με πέντε καρτέλες για τη ρύθμιση των ιδιοτήτων της αλληλογραφίας. Στην καρτέλα Γενικά συμπληρώνουμε το όνομα του διακομιστή αλληλογραφίας στο πλαίσιο κειμένου Λογαριασμός αλληλογραφίας καθώς και τα προσωπικά μας στοιχεία στα πλαίσια κειμένου Όνομα, Εταιρεία, Ηλεκτρονική διεύθυνση και Διεύθυνση αποστολέα. Μαρκάρουμε και το πλαίσιο ελέγχου Να συμπεριλαμβάνεται ο λογαριασμός κατά την πλήρη "Αποστολή και λήψη".

Στην καρτέλα Διακομιστές συμπληρώνουμε τα στοιχεία των διακομιστών στα πλαίσια κειμένου Εξερχόμενη αλληλογραφία (SMTP) και Εισερχόμενη αλληλογραφία (POP), που συνήθως είναι τα ίδια, καθώς και τους ελέγχους που πρέπει να γίνονται για την ασφάλεια των μηνυμάτων ξέχωρα για την εισερχόμενη και την εξερχόμενη αλληλογραφία. Το POP είναι το ακρωνύμιο των όρων Post Office Protocol, δηλ. Πρωτόκολλο Ταχυδρομικού Γραφείου.

Στην καρτέλα Σύνδεση ορίζουμε τον τρόπο σύνδεσης με το Internet και τις ιδιότητες του modem. Στην καρτέλα Ασφάλεια ρυθμίζουμε θέματα σχετικά με την ασφάλεια των μηνυμάτων και στην καρτέλα Για προχωρημένους ρυθμίζουμε κάποια ειδικά θέματα. Για να κάνουμε τις γενικές ρυθμίσεις επιλέγουμε Επιλογές... από το μενού Εργαλεία. Θα εμφανισθεί το πλαίσιο διαλόγου Επιλογές με τις εξής επτά καρτέλες : Γενικά, Αποστολή, Ανάγνωση, Ορθογραφία, Ασφάλεια, Κλήση μέσω τηλεφώνου και Για προχωρημένους, στις οποίες μπορούμε να κάνουμε πάρα πολλές ρυθμίσεις.

 

Το Βιβλίο Διευθύνσεων (Address Book)

Στο βιβλίο διευθύνσεων μπορούμε να αποθηκεύσουμε τα στοιχεία των ατόμων με τα οποία έχουμε συχνά ηλεκτρονική αλληλογραφία. Για να διαχειριστούμε το βιβλίο διευθύνσεων κάνουμε κλικ στο πλήκτρο Βιβλίο Διευθύνσεων ή επιλέγουμε Βιβλίο Διευθύνσεων... από το μενού Εργαλεία του Outlook Express ή Βιβλίο Διευθύνσεων από το μενού Μετάβαση του Internet Explorer. Θα εμφανισθεί ένα πλαίσιο διαλόγου στο οποίο υπάρχουν τα στοιχεία των ατόμων που έχουμε ήδη καταχωρήσει.

Μπορούμε να δημιουργήσουμε ομάδες διευθύνσεων για την καλύτερη οργάνωση των συνεργατών μας. Μπορούμε να δημιουργήσουμε μια νέα ομάδα διευθύνσεων με το πλήκτρο Νέα ομάδα ή μια νέα καταχώρηση με το πλήκτρο Νέα διεύθυνση. Για να αλλάξουμε τις ιδιότητες μιας καταχώρησης, την επιλέγουμε και κάνουμε κλικ στο πλήκτρο Ιδιότητες, ενώ για να την διαγράψουμε κάνουμε κλικ στο πλήκτρο Διαγραφή.

Με το πλήκτρο Αποστολή αλληλογραφίας μπορούμε να στείλουμε ένα μήνυμα σε μια διεύθυνση ή σε μια ομάδα διευθύνσεων, με το πλήκτρο Εκτύπωση μπορούμε να πάρουμε εκτύπωση των στοιχείων που θέλουμε και με το πλήκτρο Εύρεση μπορούμε να κάνουμε αναζήτηση ατόμων με βάση διάφορα στοιχεία.

Αν κάνουμε κλικ στο πλήκτρο Νέα διεύθυνση, θα εμφανισθεί ένα πλαίσιο διαλόγου με της εξής πέντε καρτέλες : Προσωπικά στοιχεία, Οικία, Εργασία, Πρόσθετα στοιχεία, Γίνεται διάσκεψη και Ψηφιακές ταυτότητες. Μπορούμε να ορίσουμε περισσότερες από μία διευθύνσεις e-mail για το ίδιο άτομο. Αν κάνουμε κλικ στο πλήκτρο Νέα ομάδα, θα εμφανισθεί ένα πλαίσιο διαλόγου με την καρτέλα Ομάδα, όπου μπορούμε να δημιουργήσουμε μια νέα ομάδα ατόμων (διευθύνσεων) και να καταχωρήσουμε εκεί όσα μέλη θέλουμε από τα ήδη υπάρχοντα.

 

Δημιουργία Εξερχόμενου Μηνύματος

Για να στείλουμε κάποιο μήνυμα, κάνουμε κλικ στο πλήκτρο Σύνθεση μηνύματος ή επιλέγουμε Νέο μήνυμα από το μενού Σύνθεση ή πατάμε τα πλήκτρα Control+N. Θα εμφανισθεί το πλαίσιο διαλόγου Νέο μήνυμα. Στο πλαίσιο κειμένου Προς πρέπει να συμπληρώσουμε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη. Μπορούμε να συμπληρώσουμε και άλλες διευθύνσεις στα πλαίσια κειμένου Κοιν. και Ιδ.κοιν., αν θέλουμε να κοινοποιήσουμε το μήνυμά μας και σ’ άλλα άτομα. Τις διευθύνσεις τις χωρίζουμε με τον χαρακτήρα κόμμα (,) ή με τον χαρακτήρα (;).

Η διαφορά της απλής κοινοποίησης από την ιδιαίτερη κοινοποίηση είναι στην πρώτη ο παραλήπτης λαμβάνει μόνο το περιεχόμενο του μηνύματος χωρίς να γνωρίζει τον κύριο παραλήπτη, ενώ στην ιδιαίτερη κοινοποίηση γνωρίζει και τον κύριο αποδέκτη του μηνύματος. Αν κάνουμε διπλό κλικ στο εικονίδιο που βρίσκεται μπροστά από το πλαίσιο διεύθυνσης, θα εμφανισθεί το πλαίσιο διαλόγου Επιλογή παραληπτών, όπου μπορούμε να επιλέξουμε τους παραλήπτες του μηνύματος ξέχωρα για τις τρεις περιπτώσεις (Προς:->, Κοιν.:-> και Ιδ.κοιν.->) από το βιβλίο διευθύνσεων. 

Στο πλαίσιο κειμένου Θέμα γράφουμε το θέμα του μηνύματος και κάνουμε κλικ στο κύριο παράθυρο για να γράψουμε το περιεχόμενο του μηνύματος. Ένα μήνυμα μπορεί να σταλεί χωρίς κοινοποιήσεις και τίτλο θέματος, καθώς μόνο η διεύθυνση του παραλήπτη είναι υποχρεωτική. Για να επισυνάψουμε στο μήνυμά μας ολόκληρα αρχεία, κάνουμε κλικ στο εικονίδιο με τον συνδετήρα ή επιλέγουμε Συνημμένο αρχείο... από το μενού Εισαγωγή. Θα εμφανισθεί το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή συνημμένου. Επιλέγουμε το αρχείο που θέλουμε και κάνουμε κλικ στο πλήκτρο Επισύναψη. Το αρχείο θα επισυναφθεί στο μήνυμα με τη μορφή εικονιδίου και για να μπορέσει να το δει ο παραλήπτης, θα πρέπει να κάνει διπλό κλικ πάνω στο εικονίδιό του.

Με την επιλογή Κείμενο από αρχείο... του μενού Εισαγωγή, μπορούμε να εισάγουμε αρχεία κειμένου (*.txt), με την επιλογή Οριζόντια γραμμή, να εισάγουμε μια οριζόντια γραμμή στο μήνυμά μας, με την επιλογή Εικόνα... να εισάγουμε μια εικόνα και με την επιλογή Υπογραφή να εισάγουμε ένα τυποποιημένο κείμενο υπογραφής. Για να στείλουμε το μήνυμα αφού το έχουμε ολοκληρώσει, κάνουμε κλικ στο πλήκτρο Αποστολή ή επιλέγουμε Αποστολή μηνύματος από το μενού Αρχείο, αν έχουμε κάνει πρώτα την τηλεφωνική σύνδεση. Αν, όμως, δεν έχουμε κάνει την τηλεφωνική σύνδεση, μπορούμε να επιλέξουμε Μελλοντική αποστολή μηνύματος από το μενού Αρχείο, οπότε το μήνυμα θα αποθηκευθεί στην ενότητα Εξερχόμενα και θα μπορούμε να το στείλουμε αργότερα κάνοντας κλικ στο πλήκτρο Αποστολή και λήψη. Αφού αποσταλεί, θα μεταφερθεί στην ενότητα Απεσταλμένα.

Με την επιλογή Εκτύπωση... του μενού Αρχείο μπορούμε να εκτυπώσουμε ένα μήνυμα, με την επιλογή Αποθήκευση ως... να το αποθηκεύσουμε στον δίσκο με την επέκταση .eml και με την επιλογή Αποθήκευση συνημμένων4να αποθηκεύσουμε τα συνημμένα αρχεία των μηνυμάτων. Το μενού Μορφή έχει πολλές επιλογές για τη μορφοποίηση του μηνύματος και από το μενού Σύνθεση μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα νέο μήνυμα με πολλές επιλογές.

 

Το Μενού Αρχείο του Outlook Express

            Στο μενού Αρχείο υπάρχουν οι εξής επιλογές :

 

Το Μενού Επεξεργασία του Outlook Express

            Στο μενού Επεξεργασία υπάρχουν οι εξής επιλογές :

 

Το Μενού Προβολή του Outlook Express

            Στο μενού Προβολή υπάρχουν οι εξής επιλογές :

 

Το Μενού Μετάβαση του Outlook Express

            Στο μενού Μετάβαση υπάρχουν οι εξής επιλογές :

 

Το Μενού Εργαλεία του Outlook Express

            Στο μενού Εργαλεία υπάρχουν οι εξής επιλογές :

 

Το Μενού Σύνθεση του Outlook Express

            Στο μενού Σύνθεση υπάρχουν οι εξής επιλογές :

 

Το Πρόγραμμα e-mail Netscape Messenger

Το Netscape Messenger είναι το πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Netscape Communicator. Οι ρυθμίσεις που πρέπει να κάνουμε στο Netscape Messenger είναι παρόμοιες με τις ρυθμίσεις που κάνουμε για το Outlook Express. Στο πρόγραμμα αυτό μπορούμε να δημιουργήσουμε πολλά προφίλ χρήστη (user profiles), αφού δεν είναι απίθανο να έχουμε συνδρομή σε δύο ή και περισσότερους φορείς Internet. Για να εμφανίσουμε το κέντρο ελέγχου του Netscape Communicator, επιλέγουμε Preferences... από το μενού Edit για να εμφανισθεί το πλαίσιο διαλόγου Preferences. Αναπτύσσουμε την καταχώρηση Mail & Groups στη λίστα Category. Θα εμφανισθούν οι κατηγορίες Identity, Messages, Mail Server, Groups Server και Directory.

Στην κατηγορία Identity γράφουμε το όνομά μας στο πλαίσιο κειμένου Your name και τη διεύθυνση αλληλογραφίας μας στο πλαίσιο κειμένου Email address. Τα υπόλοιπα πλαίσια κειμένου μπορούμε να τα αφήσουμε κενά. Η κατηγορία Messages περιέχει επιλογές που είναι προτιμότερο να τις αφήσουμε στις εξ ορισμού ρυθμίσεις τους. Στην κατηγορία Mail Server πρέπει να συμπληρώσουμε τα πλαίσια κειμένου Mail server user name (όνομα χρήστη στον διακομιστή αλληλογραφίας), Outgoing mail (SMTP) server (διακομιστής εξερχόμενης αλληλογραφίας) και Incoming mail server (διακομιστής εισερχόμενης αλληλογραφίας).

Στην ενότητα Mail Server Type επιλέγουμε ένα από τα πλήκτρα επιλογής POP3 (messages and folders are kept locally, on the disk) και IMAP (messages and folders are kept remotely, on the server), για να καθορίσουμε τον τύπο διακομιστή αλληλογραφίας, που είναι συνήθως ο ΡΟΡ3, και κάνουμε κλικ στο πλήκτρο More Options...

Το πλαίσιο διαλόγου More Mail Server Preferences περιέχει την επιλογή Check for mail every ... minutes για να ορίσουμε κάθε πότε θα ελέγχει το πρόγραμμα την εισερχόμενη αλληλογραφία και το πλαίσιο ελέγχου Remember my password, που όταν είναι μαρκαρισμένο, ζητά από το πρόγραμμα να θυμάται το συνθηματικό μας (password) για να μην μας το ζητά κάθε φορά. Στο πλαίσιο κειμένου Local mail directory καθορίζουμε τον φάκελο του δίσκου όπου θα αποθηκεύεται η αλληλογραφία μας. Στην κατηγορία Groups Server καθορίζουμε τον διακομιστή που θα χρησιμοποιείται για τη λήψη των μηνυμάτων από τις ομάδες ειδήσεων, στο πλαίσιο κειμένου Discussion groups (news) server.

 

Εργασία με το Netscape Messenger

Η λειτουργία του Netscape Messenger είναι παρόμοια μ’ αυτή του Outlook Express, με τη διαφορά ότι το περιβάλλον είναι στα αγγλικά. Τα εισερχόμενα μηνύματα αποθηκεύονται στον φάκελο Inbox, τα απεσταλμένα στον φάκελο Sent, τα εξερχόμενα στον φάκελο Unsent Messages και τα διαγραμμένα μηνύματα στον φάκελο Trash. Το παράθυρο του Netscape Messenger χωρίζεται σε δύο τμήματα : το επάνω που περιέχει μια λίστα των μηνυμάτων και το κάτω όπου εμφανίζονται τα περιεχόμενα του μηνύματος που επιλέγουμε. Τα μηνύματα που έχουμε λάβει, αλλά δεν έχουμε ακόμη διαβάσει, εμφανίζονται με έντονα γράμματα στο παράθυρο μηνυμάτων.

Για να δημιουργήσουμε ένα νέο μήνυμα, κάνουμε κλικ στο πλήκτρο New Msg ή επιλέγουμε New Message από το μενού Message ή πατάμε τα πλήκτρα Control+M. Θα εμφανισθεί το παράθυρο Composition, το οποίο περιέχει όλα τα εργαλεία για τη σύνταξη των μηνυμάτων μας. Γράφουμε τη διεύθυνση του παραλήπτη (Το), τις κοινοποιήσεις (cc, carbon copy) και τις εμπιστευτικές κοινοποιήσεις (bcc). Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το βιβλίο διευθύνσεων (Address), να επισυνάψουμε ένα αρχείο ή μια διεύθυνση URL (Attach) και να ορίσουμε το θέμα (Subject) του μηνύματος. Για να σταλεί το μήνυμα, κάνουμε κλικ στο πλήκτρο Send.

Για να επεξεργαστούμε το βιβλίο διευθύνσεων, επιλέγουμε Address Book από το μενού Communicator για να εμφανισθεί το πλαίσιο διαλόγου Address Book. Για να κάνουμε μια καινούργια καταχώρηση, κάνουμε κλικ στο πλήκτρο New Card και εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου New Card. Πρέπει να γράψουμε τουλάχιστον τα στοιχεία First Name, Last Name, Email Address και, αν θέλουμε, ένα υποκοριστικό (Nickname), το οποίο θα αντικαθίσταται αυτόματα από την πλήρη ηλεκτρονική διεύθυνση του παραλήπτη όταν στείλουμε το μήνυμα. Πλήρης περιγραφή του Netscape Messenger υπάρχει σ’ άλλη παράγραφο για τις ομάδες ειδήσεων του Netscape Communicator, που αποκαλούνται Discussion Groups.

 

Οι Ταχυδρομικές Λίστες

Οι ταχυδρομικές λίστες είναι ομάδες συζητήσεων που διανέμονται μέσω e-mail. Κάθε ομάδα συζήτησης ταχυδρομικής λίστας έχει μια διεύθυνση e-mail και μπορούμε να εγγραφούμε στην ομάδα που μας ενδιαφέρει. Κάθε φορά που στέλνεται ένα μήνυμα σε μια ομάδα, όλα τα μέλη της ομάδας λαμβάνουν ένα αντίγραφο του μηνύματος. Υπάρχουν χιλιάδες ταχυδρομικές λίστες στο Internet και μερικές από τις πιο ενδιαφέρουσες είναι η listserv@bitnic.educom.edu, στην οποία μπορούμε να στείλουμε e-mail και να γράψουμε το κείμενο list global. Θα πάρουμε σαν απάντηση ένα μήνυμα e-mail που θα περιέχει μια λίστα με χιλιάδες ταχυδρομικές λίστες LISTSERV.

Οι ομάδες LISTSERV είναι ένας τύπος ταχυδρομικής λίστας και μάλιστα η μεγαλύτερη κατηγορία ταχυδρομικών λιστών. Η LISTSERV προέρχεται από το δίκτυο BITNET. Παρόμοια, μπορούμε να στείλουμε ένα μήνυμα στο listserv@vm1. nodak.edu και να γράψουμε το κείμενο get new-list wouters. Θα πάρουμε σαν απάντηση ένα e-mail με χρήσιμο κείμενο για τις ταχυδρομικές λίστες.

Οι δύο βασικοί τύποι ταχυδρομικών λιστών είναι οι χειρωνακτικές και οι αυτοματοποιημένες. Για να εγγραφούμε στις πρώτες, απλά στέλνουμε ένα e-mail στον διαχειριστή της λίστας, όπου γράφουμε το e-mail μας και τα στοιχεία μας και του ζητάμε να μας εγγράψει στη λίστα. Για να εγγραφούμε σε μια αυτοματοποιημένη λίστα, στέλνουμε e-mail στο πρόγραμμα mailserver και στο σώμα του μηνύματος γράφουμε το κείμενο SUB όνομα επώνυμο, ενώ για να ακυρώσουμε την εγγραφή μας, γράφουμε τη λέξη SIGNOFF.

Πρέπει να έχουμε υπόψη μας ότι η διεύθυνση του διαχειριστή της λίστας και της ίδιας της λίστας είναι διαφορετικές. Για παράδειγμα, αν η διεύθυνση της λίστας είναι biglist@bighost, εκεί πρέπει να στείλουμε e-mail για να δημοσιεύσουμε μηνύματα στη λίστα, αλλά για να εγγραφούμε ή να ακυρώσουμε την εγγραφή μας, πρέπει να στείλουμε e-mail στη διεύθυνση biglist-request@bighost.

 

back.gif (9867 bytes)

Επιστροφή