ΚΕΝΤΡΟ ΠΛΗ.ΝΕ.Τ. Ν. ΦΛΩΡΙΝΑΣ
Οι Δυνατότητες της Επεξεργασίας Κειμένου
Γενικά για την Επεξεργασία Κειμένου
Η επεξεργασία κειμένου είναι ένα πρόγραμμα του υπολογιστή με το οποίο μπορούμε να γράψουμε, να διορθώσουμε και να εκτυπώσουμε διάφορα μικρά κείμενα, μελέτες, εφημερίδες, περιοδικά ή και ολόκληρα βιβλία. Οι δυνατότητες που έχει αυτό το πρόγραμμα είναι πολύ μεγάλες και είναι σήμερα το πιο δημοφιλές πρόγραμμα των υπολογιστών.
Εξυπηρετεί πολλούς επαγγελματίες, φοιτητές, υπηρεσίες και γενικά οποιονδήποτε θέλει να γράψει κάτι εύκολα και γρήγορα και να το εκτυπώσει με ποιότητα τυπογραφείου. Το πρόγραμμα που θα ασχοληθούμε εμείς λέγεται Word 2 και υπάρχει στους υπολογιστές του εργαστηρίου μας. Οι δυνατότητες αυτού του προγράμματος είναι οι εξής :
Μορφή Κειμένου
Με το πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου μπορούμε να υπογραμμίσουμε ή και να γράψουμε με έντονα ή με πλάγια γράμματα κάποιο κομμάτι του κειμένου για να ξεχωρίζει έτσι από το υπόλοιπο κείμενο. Το κείμενο αυτό μπορούμε να το σώσουμε σε μια δισκέτα για να το επεξεργαστούμε αργότερα ή να το δώσουμε με μια δισκέτα σε κάποιον άλλον.
Μπορούμε ακόμα να χρησιμοποιήσουμε διάφορες μορφές γραμμάτων (γραμματοσειρές-fonts) και σε διάφορα μεγέθη και να ομορφαίνουμε έτσι το κείμενο. Ακόμα μπορούμε μερικά γράμματα να τα γράψουμε μεγαλύτερα σε μέγεθος για να ξεχωρίζουν έτσι από το υπόλοιπο κείμενο ή και με διαφορετικό χρώμα. Ακόμα το πρόγραμμα αυτό μπορεί να κάνει αυτόματη αλλαγή κάποιων γραμμάτων που εμείς επιλέγουμε από κεφαλαία σε μικρά.
Δημιουργία Στηλών
Μπορούμε ακόμα να γράψουμε τα κείμενά μας σε δύο ή και σε τρεις στήλες, όπως συμβαίνει στις εφημερίδες, και στα καινούργια προγράμματα επεξεργασίας κειμένου μπορούμε να ορίσουμε εμείς το πόσο μεγάλες θα είναι οι στήλες και ακόμα μπορούμε να κάνουμε και στήλες με διαφορετικό μέγεθος και να τοποθετήσουμε μια γραμμή ανάμεσά τους.
Δημιουργία Πίνακα
Περιεχομένων
Μπορούμε ακόμα να δώσουμε εντολή στον υπολογιστή
να δημιουργήσει αυτόματα τον πίνακα περιεχομένων ενός βιβλίου που γράφουμε.
Μπορούμε ακόμα να δημιουργήσουμε αυτόματα και ευρετήριο,
δηλ. έναν πίνακα στο τέλος του βιβλίου μας που θα περιέχει τις σημαντικότερες
λέξεις του κειμένου μας με αλφαβητική σειρά και σε ποιες σελίδες εμφανίζονται.
Εύρεση
και Αντικατάσταση Λέξεων
Για παράδειγμα, αν σε ένα κείμενο υπάρχει πολλές φορές το επώνυμο Αντωνιάδης και θέλουμε να το αντικαταστήσουμε με το επώνυμο Γεωργιάδης, μπορούμε πολύ απλά να δώσουμε εντολή στον υπολογιστή να κάνει τη διαδικασία αυτή μόνος του.
Εισαγωγή Αντικειμένων
Μπορούμε ακόμα να ενσωματώσουμε μέσα στο κείμενό μας εικόνες, σχέδια ή και φωτογραφίες από άλλα προγράμματα του υπολογιστή και μπορούμε να σχεδιάσουμε και δικά μας σκίτσα και σχέδια. Μπορούμε ακόμα να δημιουργήσουμε περιγράμματα και σκιάσεις σ’ ένα πλαίσιο κειμένου και να κάνουμε πίνακες για να καταχωρήσουμε διάφορα στοιχεία.
Αυτόματη Ορθογραφία
Μερικά προγράμματα επεξεργασίας κειμένου μπορούν ακόμα να κάνουν και ορθογραφικές διορθώσεις σ' αυτά που έχουμε γράψει καθώς έχουν καταχωρημένο ένα λεξικό της γλώσσας στη μνήμη τους και εμείς τους δίνουμε την εντολή να κάνουν τον ορθογραφικό έλεγχο με βάση αυτό το λεξικό.
Όταν το πρόγραμμα συναντήσει μια λέξη που δεν την ξέρει, τότε μπορεί να συμβαίνει κάτι από τα εξής δύο : ή η λέξη αυτή είναι λάθος γραμμένη ή είναι μια λέξη που δεν την έχει στη μνήμη του ο υπολογιστής. Εμφανίζεται τότε στην οθόνη ένα παράθυρο, όπου μας προτείνει να αντικαταστήσει τη λέξη αυτή με κάποια άλλη ή να την παραβλέψει και να πάει παρακάτω ή να ενσωματώσει τη λέξη στο λεξικό του σαν καινούργια.
Τα σύγχρονα προγράμματα έχουν ακόμα τη δυνατότητα να μας προτείνουν και έναν κατάλογο από παραμφερείς λέξεις (Θησαυρός) για να επιλέξουμε όποια ταιριάζει καλύτερα με τα συμφραζόμενά μας για να μην χρησιμοποιούμε συνέχεια τις ίδιες λέξεις. Μερικά προγράμματα επεξεργασίας κειμένου μπορούν να κάνουν και αυτόματο Συλλαβισμό σ’ αυτά που έχουμε γράψει.
Ακόμα, μπορούμε να πούμε στο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου να διορθώνει αυτόματα τα ορθογραφικά λάθη που κάνουμε ενώ γράφουμε το κείμενό μας.
Συγχώνευση Αλληλογραφίας
Στις μεγάλες εταιρείες που έχουν πολλούς πελάτες υπάρχει το εξής πρόβλημα : θέλουν να στείλουν επιστολές στους πελάτες τους, όπου το μεν κείμενο της επιστολής θα είναι το ίδιο για όλους τους πελάτες, αλλά στην κάθε επιστολή θα εμφανίζονται τα στοιχεία του κάθε πελάτη ξέχωρα (π.χ. επώνυμο, όνομα, διεύθυνση, πόλη, πίστωση κ.ά), έτσι ώστε να νομίζει αυτός ότι η επιστολή εστάλει μόνο σ’ αυτόν.
Για να γίνει αυτό, γράφουμε πρώτα το κείμενο, μετά δημιουργούμε τα στοιχεία των πελατών (βάση δεδομένων) και μετά κάνουμε τη λεγόμενη συγχώνευση του κειμένου με τη βάση δεδομένων, όπου δηλώνουμε τα σημεία που θα γίνει η εισαγωγή των στοιχείων των πελατών. Αυτή η δυνατότητα είναι μια μεγάλη ευκολία για εταιρείες που έχουν πολλούς πελάτες και κάνουν συχνή αλληλογραφία μαζί τους.
Εύκολη Μετακίνηση
Σ’ ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου μπορούμε να μετακινηθούμε πολύ εύκολα και να πάμε πολύ γρήγορα σε όποια γραμμή, σελίδα ή ενότητα του κειμένου μας θέλουμε. Μπορούμε ακόμα να δημιουργήσουμε και Σελιδοδείκτες, δηλ. σημάδια μέσα στο κείμενο, τα οποία θα είναι αόρατα στην εκτύπωση της σελίδας, αλλά είναι πολύ χρήσιμα για μας, όταν δεν θυμόμαστε που σταματήσαμε την επεξεργασία του κειμένου μας και θέλουμε να συνεχίσουμε από εκείνο το σημείο.
Αυτόματο Κείμενο
Μπορούμε ακόμα να δημιουργήσουμε μια συλλογή από λέξεις ή και εκφράσεις που χρησιμοποιούμε συχνά και να τις αντικαταστήσουμε με μια πολύ απλή συντόμευση. Η δυνατότητα αυτή λέγεται αυτόματο κείμενο.
Π.χ. αν χρησιμοποιούμε συχνά στα κείμενά μας τον τίτλο της εξής εταιρείας : ΕΚΔΟΤΙΚΗ Α.Ε., Μητροπόλεως 70, 546 22 Θεσ/νίκη, τηλ. 234-007, fax : 235-007, ΑΦΜ : 32365986, μπορούμε να δώσουμε τις κατάλληλες εντολές ώστε να γράφουμε π.χ. μόνο το ΕΚΔ, να πατάμε το πλήκτρο F3 και να εμφανίζεται όλο το παραπάνω κείμενο. Έτσι απαλλασσόμαστε από άσκοπη πληκτρολόγηση και αποφεύγουμε τα λάθη.
Προγράμματα επεξεργασίας κειμένου υπάρχουν πολλά. Εμείς θα ασχοληθούμε με το Word 2 for Windows. Άλλα δημοφιλή προγράμματα είναι τα WordStar, Volkswriter, Professional Writer (PW), AmiPro και τα Word 6 και Word 7 που τρέχουν κάτω από τα Windows.