ΚΕΝΤΡΟ ΠΛΗ.ΝΕ.Τ. Ν. ΦΛΩΡΙΝΑΣ

Το Excel Πολύ Απλά και Πολύ Σύντομα

 

       Τι Είναι το Excel

            Το Excel είναι ένα πρόγραμμα επεξεργασίας λογιστικών φύλλων που μπορεί να κάνει πολύπλοκους μαθηματικούς υπολογισμούς, να δημιουργήσει και να επεξεργαστεί μια βάση δεδομένων, να κάνει γραφήματα, να επεξεργαστεί κείμενο κ.ά.

            Με την έννοια Λογιστικά Φύλλα (SpreadSheets), εννοούμε μια μεγάλη κατηγορία προγραμμάτων, τα οποία αποτελούν ένα πολύ ισχυρό εργαλείο σε πολλούς τομείς και όχι μόνο στις λογιστικές εφαρμογές. Στα προγράμματα αυτά, η μνήμη του Η/Υ προσομοιώνεται σαν μια μεγάλη ηλεκτρονική σελίδα, που είναι χωρισμένη σε γραμμές και στήλες.

            Έτσι δημιουργούνται τα λεγόμενα κύτταρα ή κελιά (cells), στα οποία μπορούμε να γράψουμε δεδομένα, όπως αριθμούς, κείμενα, τύπους υπολογισμών κ.ά. Από την επεξεργασία των δεδομένων του λογιστικού φύλλου, μπορούμε να εξάγουμε πολλά συμπεράσματα και να τα παρουσιάσουμε με διάφορους τρόπους, από απλούς αριθμούς έως και πολύπλοκα γραφήματα.

 

            Τα Βιβλία και τα Φύλλα Εργασίας του Excel

            Στο Excel, ένα υπολογιστικό φύλλο (spreadsheet) ονομάζεται  φύλλο εργασίας (worksheet) ή απλώς φύλλο (sheet). Ένα φύλλο εργασίας είναι σαν ένα άσπρο φύλλο χαρτί τύπου μιλλιμετρέ, πάνω στο οποίο δουλεύουμε. Ένα αρχείο του Excel περιέχει ένα σύνολο φύλλων εργασίας σ’ ένα βιβλίο εργασίας (workbook).

            Φανταστείτε το Excel σαν ένα τετράδιο σπιράλ με χαρτιά μιλλιμετρέ. Το σπιράλ είναι το βιβλίο εργασίας και κάθε φύλλο χαρτιού αντιστοιχεί σ’ ένα φύλλο εργασίας. Όταν εκκινούμε το Excel, είναι σαν να ανοίγουμε το σπιράλ στην πρώτη σελίδα του, η οποία και είναι κενή.

            Το Excel δίνει από μόνο του στο καινούργιο βιβλίο εργασίας το όνομα Βιβλίο1, το οποίο και βλέπουμε στην κορυφή της οθόνης, σαν τίτλο του παραθύρου. Το όνομα αυτό θα φύγει όταν αποθηκεύσουμε το βιβλίο εργασίας και του δώσουμε το κανονικό του όνομα, π.χ. «Φύλλο Υπολογισμού Μισθοδοσίας». Αν ανοίξουμε πολλά καινούργια βιβλία εργασίας, το Excel τούς δίνει αυτόματα τα ονόματα Βιβλίο2, Βιβλίο3 κοκ.

            Ένα καινούργιο βιβλίο εργασίας ξεκινάει με 16 φύλλα εργασίας, τα οποία έχουν ονόματα (ετικέτες) Φύλλο1, Φύλλο2 κοκ. Τις ετικέτες αυτές μπορούμε να τις δούμε στις καρτέλες (tabs) στη βάση της οθόνης. Μπορούμε να πάμε σ’ όποιο φύλλο εργασίας θέλουμε πατώντας πάνω του με το ποντίκι, να διαγράψουμε και να προσθέσουμε φύλλα εργασίας, να έχουμε ένα μόνο φύλλο εργασίας, αλλά συνολικά όχι παραπάνω από 255 φύλλα εργασίας σ’ ένα βιβλίο εργασίας. Σε κάθε φύλλο εργασίας μπορούμε να δώσουμε ένα δικό μας περιγραφικό όνομα.

            Για να αλλάξουμε όνομα σ’ ένα φύλλο εργασίας, κάνουμε διπλό κλικ πάνω στην καρτέλα του με το ποντίκι και στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, γράφουμε το όνομα του φύλλου που μας βολεύει καλύτερα. Το όνομα ενός φύλλου εργασίας μπορεί να έχει μέχρι 31 χαρακτήρες, εκτός από αγκύλες [ ], αστεράκια * και παύλες -.

 

       Τα Κελιά στο Excel

            Το φύλλο εργασίας του Excel αποτελείται από στήλες, που έχουν ονόματα από γράμματα με αρχή από το Α και από γραμμές, που έχουν ονόματα από αριθμούς με αρχή από το 1. Κάθε διασταύρωση στήλης και γραμμής σχηματίζει ένα μικρό πλαίσιο που λέγεται κελί (cell). Κάθε κελί χαρακτηρίζε­ται από το γράμμα της στήλης του και τον αριθμό της γραμμής του. Η διεύθυνση του κελιού λέγεται αναφορά κελιού (cell reference). Για παράδειγμα, το κελί που είναι στη στήλη Β και στη γραμμή 12, αναφέρεται σαν Β12.

            Όλες οι γραμμές ενός φύλλου εργασίας είναι 16384 και οι στήλες είναι 256 με την τελευταία στήλη να έχει επικεφαλίδα IV, δηλ. σύνολο πάνω από 4 εκατομμύρια κελιά. Μπορείτε λοιπόν να φανταστείτε το φύλλο εργασίας του Excel σαν ένα τεράστιο φύλλο χαρτί μιλλιμετρέ, από το οποίο βλέπουμε ένα μικρό μόνο κομμάτι στην οθόνη μας. Μπορούμε να μετακινηθούμε μέσα σ’ αυτό το φύλλο και να βλέπουμε κάθε φορά και ένα διαφορετικό τμήμα του.

            Όταν κάνουμε κλικ σ’ ένα κελί, αυτό γίνεται το ενεργό κελί (active cell) του φύλλου εργασίας και εμφανίζεται γύρω του ένα έντονο περίγραμμα. Στο ενεργό κελί καταχωρούμε και διορθώνουμε δεδομένα και τύπους. Κάτω από τη γραμμή εργαλείων μορφοποίησης, υπάρχει μια ειδική γραμμή, όπου μπορούμε να δούμε το πλαίσιο ονόματος (name box), που περιέχει τη διεύθυνση του ενεργού κελιού και τα περιεχόμενα του ενεργού κελιού.

            Σ’ ένα κελί μπορούμε να καταχωρίσουμε αριθμούς, κείμενο ή και τύπους υπολογισμού. Μπορούμε να επιλέξουμε πολλά κελιά μαζί σύροντας το ποντίκι, οπότε σχηματίζεται μια περιοχή εργασίας (range). Όλα τα κελιά της περιοχής εργασίας αποκτούν μαύρο χρώμα, εκτός από το πάνω αριστερά που παραμένει άσπρο. Μπορούμε να αναφερόμαστε σε μια περιοχή εργασίας, τοποθετώντας το σύμβολο : ανάμεσα στο πάνω αριστερά και στο κάτω δεξιά κελί της περιοχής. Για παράδειγμα, η περιοχή εργασίας Α3:G7 αποτελείται από 5 Χ 7 = 35 κελιά.

 

            Η Συνάρτηση Άθροισης SUM()

            Για να προσθέσουμε μια περιοχή κελιών με αριθμητικά δεδομένα και το αποτέλεσμα να εμφανιστεί σε ξεχωριστό κελί, πρώτα επιλέγουμε την περιοχή και μετά πατάμε στο πλήκτρο Αυτόματης Άθροισης (AutoSum) που βρίσκεται στη βασική γραμμή εργαλείων και έχει ένα μεγάλο Σ μέσα του.

Η περιοχή που επιλέξαμε μπορεί να είναι μια λίστα κελιών σε μια στήλη ή σε μια γραμμή. Το Excel εμφανίζει ένα κινητό περίγραμμα γύρω από αυτή την περιοχή και τοποθετεί μόνο του το άθροισμα κάτω από το τελευταίο κελί της επιλεγμένης περιοχής ή στα δεξιά της επιλεγμένης περιοχής, ανάλογα. Αν πατήσουμε το πλήκτρο Enter επικυρώνουμε την επιλογή του Excel ή μπορούμε να αλλάξουμε το κινητό περίγραμμα με το ποντίκι και μετά να πατήσουμε το πλήκτρο Enter.

Στο φύλλο εργασίας μπορεί να βλέπουμε το άθροισμα της επιλεγμένης περιοχής, το κελί όμως δεν περιέχει αριθμό, αλλά τη συνάρτηση SUM. Αν κάνουμε οποιεσδήποτε αλλαγές στις τιμές των κελιών της επιλεγμένης περιοχής, τότε το άθροισμα τους θα προσαρμόζεται αυτόματα.

            Στη γραμμή τύπων θα δούμε ότι για το συγκεκριμένο κελί υπάρχει π.χ. η συνάρτηση =SUM(B3:B7), δηλ. αθροίζονται οι τιμές των κελιών Β3 έως Β7. Μπορούμε να γράψουμε κατευθείαν στη γραμμή τύπων ή σ’ ένα κελί μια συνάρτηση και για να δηλώσουμε μια περιοχή κελιών χρησιμοποιούμε το σύμβολο : ανάμεσα στη διεύθυνση του πρώτου και του τελευταίου κελιού, ενώ για να αθροίσουμε μεμονωμένες περιοχές κελιών χρησιμοποιούμε το κόμμα (,). Για παράδειγμα, η συνάρτηση =SUM(C5:C8, D5:D8) αθροίζει τις περιοχές C5 έως C8 και D5 έως D8.

            Ένας άλλος τρόπος για να χρησιμοποιήσουμε την Αυτόματη Άθροιση, είναι να πατήσουμε πρώτα στο κελί όπου θα εισαχθεί η συνάρτηση SUM και μετά στο πλήκτρο της Αυτόματης Άθροισης Σ. Το Excel θα προσπαθήσει να εντοπίσει την περιοχή κοιτάζοντας προς τα πάνω ή προς τα αριστερά και θα εμφανίσει ένα κινητό περίγραμμα, το οποίο μπορούμε να το ρυθμίσουμε με το ποντίκι ώστε να περιλαμβάνει την επιθυμητή περιοχή. Όταν γίνει αυτό, πατάμε το πλήκτρο Enter και εμφανίζεται το άθροισμα.

 

            Δουλεύοντας με Πολλά Φύλλα Εργασίας

            Σ’ ένα βιβλίο εργασίας μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τα φύλλα εργασίας του για να οργανώσουμε καλύτερα τη δουλειά μας. Για παράδειγμα, αν κάνουμε μια εφαρμογή μισθοδοσίας, τα φύλλα εργασίας θα μπορούσαν να περιέχουν τις μισθοδοσίες για κάθε μήνα.

            Εξ ορισμού, το Excel εμφανίζει 16 φύλλα εργασίας σ’ ένα βιβλίο εργασίας. Μπορούμε να προσθέσουμε κι άλλα φύλλα εργασίας ή και να διαγράψουμε μερικά από τα ήδη υπάρχοντα. Για να διαγράψουμε ένα φύλλο εργασίας, κάνουμε δεξί κλικ πάνω στην καρτέλα του και από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται, επιλέγουμε Διαγραφή. Οι άλλες επιλογές του μενού συντόμευσης είναι : Εισαγωγή..., Μετονομασία..., Μετακίνηση ή αντιγραφή... και Επιλογή όλων των φύλλων.

            Για να μετακινήσουμε ένα φύλλο εργασίας, σύρουμε την καρτέλα του στη νέα θέση και για να αντιγράψουμε ένα φύλλο εργασίας, σύρουμε την καρτέλα του κρατώντας πατημένο το πλήκτρο Control. Το νέο φύλλο εργασίας παίρνει το όνομα του παλιού και τον χαρακτηρισμό (2), π.χ. Φύλλο4(2).

            Για να αντιγράψουμε την τιμή κάποιου κελιού από ένα άλλο φύλλο εργασίας, πατάμε το πλήκτρο = στο κελί του φύλλου εργασίας προορισμού και μετά επιλέγουμε το φύλλο εργασίας απ’ όπου θα πάρουμε την επιθυμητή τιμή, επιλέγουμε το κελί του και όταν εμφανιστεί το κινητό περίγραμμα πατάμε το πλήκτρο Enter. Στην αναφορά που υπάρχει στη γραμμή τύπων για το κελί προέλευσης, θα δούμε ότι υπάρχει και η διεύθυνση του φύλλου προορισμού, π.χ. =Φύλλο15!C9. Όταν αντιγράφουμε τύπους ανάμεσα σε φύλλα εργασίας, πρέπει πάντα να συμπεριλαμβάνουμε τη διεύθυνση του φύλλου.

 

            Οι Τύποι στο Excel

            Οι τύποι στο Excel αρχίζουν πάντα με το σύμβολο = και μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τους γνωστούς αριθμητικούς τελεστές +, -, * και / για τις αριθμητικές πράξεις και να κάνουμε και λογικές συγκρίσεις με τους τελεστές σύγκρισης =, >, <, >=, <= και <>. Αν ένα κελί περιέχει μια λογική πράξη, π.χ. =Ε9>20000, τότε το αποτέλεσμα στο φύλλο εργασίας θα είναι TRUE ή FALSE, ανάλογα αν ο αριθμός που περιέχει το  κελί Ε9 είναι μεγαλύτερος από το 20000 ή όχι.

            Πρέπει να έχουμε υπόψη μας ότι οι τύποι εμφανίζονται στη γραμμή τύπων του κελιού όπως τους γράφουμε και μέσα στο φύλλο εργασίας εμφανίζεται το αποτέλεσμα της πράξης. Για να διορθώσουμε έναν τύπο, επιλέγουμε το αντίστοιχο κελί και κάνουμε τις διορθώσεις από τη γραμμή τύπων.

            Για να δώσουμε να καταλάβει το Excel ποια κελιά του φύλλου εργασίας θέλουμε να συμπεριλάβει σ’ έναν τύπο, υπάρχουν οι τελεστές αναφορών. Ο ένας είναι ο τελεστής περιοχής (:) με τον οποίο αναφερόμαστε σε μια περιοχή κελιών, δίνοντας τη διεύθυνση του πρώτου πάνω αριστερά κελιού και τη διεύθυνση του τελευταίου κάτω δεξιά κελιού. Για παράδειγμα, το A1:D4 αντιστοιχεί στην περιοχή από το κελί Α1 μέχρι το κελί D4.

            Ο τελεστής ένωσης (,) ενώνει δύο ή περισσότερες αναφορές κελιών ή περιοχών. Για παράδειγμα, το A1, D4 σημαίνει το κελί A1 και το κελί D4, ενώ το A1:D4, F1:H4 σημαίνει την περιοχή A1:D4 και την περιοχή F1:H4.

            Για να καταχωρίσουμε έναν τύπο σ’ ένα κελί, επιλέγουμε το κελί, γράφουμε το = και ή γράφουμε μόνοι μας την αναφορά των κελιών ή επιλέγουμε με το ποντίκι την περιοχή των κελιών, οπότε το Excel εμφανίζει ένα κινητό περίγραμμα γύρω από την περιοχή και εμφανίζει τη διεύθυνση της περιοχής στη γραμμή τύπων του κελιού.

Αν δεν έχουμε γράψει σωστά έναν τύπο και το Excel δεν μπορεί να κάνει υπολογισμούς, βγάζει το μήνυμα #ΤΙΜΗ! μέσα στο κελί. Τα μηνύματα λάθους στο Excel εμφανίζονται μέσα στα κελιά που υπάρχει το λάθος και περιέχουν το σύμβολο # και μια περιγραφή του λάθους.

            Στο Excel ισχύει η αυτόματη ενημέρωση, αν δηλ. αλλάξουμε τις τιμές σε κάποια κελιά, τα οποία συμμετέχουν σε κάποιους τύπους, τότε θα ενημερωθούν αυτόματα οι τύποι και θα εμφανιστούν οι νέες τιμές.

 

            Οι Συναρτήσεις στο Excel

            Το Excel είναι διάσημο για την πληθώρα των συναρτήσεων που διαθέτει. Όπως οι τύποι, έτσι και οι συναρτήσεις, αρχίζουν πάντα με το σύμβολο =. Η συνάρτηση έχει ένα όνομα και δέχεται ένα ή περισσότερα ορίσματα. Επιστρέφει δε μια τιμή στο κελί που είναι γραμμένη. Η τιμή επιστροφής μιας συνάρτησης μπορεί να είναι αριθμός, κείμενο ή και λογική τιμή και αυτό εξαρτάται από το είδος της συνάρτησης.

            Η κάθε συνάρτηση του Excel έχει τον δικό της τρόπο σύνταξης και τα δικά της ορίσματα. Όσο πιο περίπλοκη είναι η συνάρτηση, τόσο πιο δύσκολη είναι η σωστή χρησιμοποίησή της. Γι’ αυτό το λόγο υπάρχει ο Οδηγός Συναρτήσεων (Function Wizard) που μας καθοδηγεί βήμα προς βήμα στη σωστή εφαρμογή ακόμα και των πιο περίπλοκων συναρτήσεων.

            Τον Οδηγό Συναρτήσεων μπορούμε να τον ενεργοποιήσουμε από την εντολή Συνάρτησης... του μενού Εισαγωγή ή από το πλήκτρο ¦x  της βασικής γραμμής εργαλείων, που βρίσκεται δεξιά του Σ. Εμφανίζεται ένα πλαίσιο διαλόγου, όπου από το παράθυρο Κατηγορία συνάρτησης: μπορούμε να επιλέξουμε την κατηγορία της συνάρτησης που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε και οι οποίες είναι : Οικονομικές, Ημερομηνίας & Ώρας, Μαθηματικές & Τριγωνομετρικές, Στατιστικές, Αναζήτησης και Αναφοράς, Βάσης δεδομένων, Κειμένου, Λογικές, Πληροφοριών, Εντολές και Συναρτήσεις χρήστη. Μόλις επιλέξουμε μια κατηγορία συναρτήσεων, στο διπλανό παράθυρο, Όνομα συνάρτησης, εμφανίζονται με αλφαβητική σειρά οι συναρτήσεις που ανήκουν στην κατηγορία αυτή.

            Για κάθε συνάρτηση που επιλέγουμε, εμφανίζεται μια σύντομη περιγραφή της και ο τρόπος σύνταξής της με τα κατάλληλα ορίσματα. Επιλέγουμε τη συνάρτηση που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε και κάνουμε κλικ στο πλήκτρο Επόμενο>. Στο πλαίσιο διαλόγου που εμφανίζεται, το Excel παρουσιάζει πλαίσια κειμένου για τα απαραίτητα ορίσματα της συνάρτησης και μπορούμε να κάνουμε κλικ μέσα στο πλαίσιο του ορίσματος για να γράψουμε τη διεύθυνση ενός κελιού ή μιας περιοχής κελιών ή να επιλέξουμε το κελί ή την περιοχή με το ποντίκι. Τα ορίσματα χωρίζονται μεταξύ τους με το σύμβολο (;).

Αφού έχουμε επιλέξει τις περιοχές κελιών για τα ορίσματα της συνάρτησης, στην ετικέτα Τιμή: μπορούμε να δούμε το αποτέλεσμα που θα έχει η εφαρμογή της συνάρτησης και αν μας ικανοποιεί, πατάμε το πλήκτρο Τέλος για να εισαχθεί η συνάρτηση στο φύλλο εργασίας ή πατάμε το πλήκτρο <Προηγούμενο για να γυρίσουμε στο προηγούμενο πλαίσιο διαλόγου και να επιλέξουμε μια άλλη συνάρτηση ή πατάμε το πλήκτρο Άκυρο για να βγούμε από τον Οδηγό Συναρτήσεων.

 

            Διάφορες Χρήσιμες Συναρτήσεις

            Η συνάρτηση AVERAGE() υπολογίζει τον μέσο όρο κάποιων αριθμητικών τιμών, η ABS() την απόλυτη τιμή ενός αριθμού, η ΙΝΤ() αποκόπτει το δεκαδικό μέρος ενός αριθμού, η MOD() επιστρέφει το ακέραιο υπόλοιπο μιας διαίρεσης, η RAND() επιστρέφει έναν τυχαίο αριθμό μεταξύ 0 και 1, η ROUND() στρογγυλοποιεί έναν αριθμό σ’ έναν καθορισμένο αριθμό ψηφίων, η SQRT() υπολογίζει την τετραγωνική ρίζα ενός θετικού αριθμού, η LOWER() μετατρέπει κεφαλαίους χαρακτήρες σε πεζούς, η UPPER() μετατρέπει πεζούς χαρακτήρες σε κεφαλαίους, η ΜΑΧ() επιστρέφει τη μέγιστη τιμή από μια λίστα ορισμάτων, η ΜΙΝ()επιστρέφει την ελάχιστη τιμή από μια λίστα ορισμάτων, η COUNT() επιστρέφει το πλήθος των κελιών μιας περιοχής που δεν περιέχουν κείμενο και δεν είναι κενά και η COUNTA() επιστρέφει το πλήθος όλων των μη κενών κελιών μιας περιοχής.

 

            Τα Γραφήματα στο Excel

            Ένα γράφημα αποτελείται από έναν κατακόρυφο άξονα (y), από έναν οριζόντιο άξονα (x) και από τα σημεία δεδομένων (data points), τα οποία σχηματίζουν τις σειρές δεδομένων. Ο άξονας y είναι συνήθως ο άξονας των τιμών. Κάθε γραμμή πάνω στην κλίμακα του άξονά του λέγεται τεταγμένη και συμβολίζει μία τιμή. Οι τιμές του άξονα y λέγονται και εξηρτημένες μεταβλητές. Ο άξονας x είναι συνήθως ο άξονας των κατηγοριών. Καλείται και άξονας των ανεξάρτητων μεταβλητών.

            Ο δείκτης δεδομένων συμβολίζει ένα σημείο δεδομένων, δηλ. ένα κελί του φύλλου εργασίας. Όλοι οι δείκτες δεδομένων σε μια σειρά δεδομένων έχουν το ίδιο μέγεθος και σχήμα. Στο δεξί μέρος του γραφήματος υπάρχει μια λεζάντα που εξηγεί σε τι αναφέρεται η κάθε σειρά δεδομένων.

            Για παράδειγμα, αν θέλουμε να κάνουμε ένα γράφημα για τις μηνιαίες πωλήσεις των πωλητών μιας εταιρείας, στον άξονα x θα υπάρχουν οι μήνες (Ιαν, Φεβ, Μαρτ, κοκ), στον άξονα y η κλίμακα των πωλήσεων και οι πωλήσεις που έκανε ο κάθε πωλητής θα αντιστοιχούν σε διαφορετική σειρά δεδομένων, η οποία θα συμβολίζεται μ’ ένα διαφορετικό σύμβολο. Τα σύμβολα τα τοποθετεί μόνο του το Excel και εμφανίζονται όλα μαζί σ’ ένα πλαίσιο στο δεξί μέρος του γραφήματος, έχουν δε συνήθως το ίδιο σχήμα και διαφορετικό χρώμα.

            Για να δημιουργήσουμε ένα γράφημα, υπάρχει ο Οδηγός Γραφημάτων (Chart Wizard), ο οποίος μας δίνει όλες τις απαραίτητες οδηγίες. Η δική μας δουλειά θα είναι να επιλέξουμε σωστά τα δεδομένα και να πάρουμε τις σωστές αποφάσεις στην επιλογή των γραφημάτων και των χαρακτηριστικών τους.

            Μόλις επιλέξουμε την περιοχή που θέλουμε να περιληφθεί στο γράφημα και πατήσουμε το πλήκτρο του Οδηγού Γραφημάτων, ο δείκτης του ποντικιού αλλάζει σχήμα και γίνεται ένας μαύρος σταυρός μ’ ένα μικρό γράφημα από κάτω. Σύρουμε με το ποντίκι μέσα στο φύλλο εργασίας και επιλέγουμε την περιοχή όπου θα τοποθετηθεί το γράφημα. Για να είναι τετράγωνη η περιοχή αυτή, πρέπει να κρατάμε πατημένο το πλήκτρο Shift καθώς σύρουμε.

            Αμέσως μετά εμφανίζεται το πρώτο από τα 5 συνολικά Βήματα που χρειάζονται για την εισαγωγή ενός γραφήματος. Στο Βήμα 1 επιβεβαιώνουμε την περιοχή των κελιών που επιλέξαμε για τη δημιουργία του γραφήματος ή επιλέγουμε μια νέα περιοχή και πατάμε στο πλήκτρο Επόμενο>.

            Στο Βήμα 2 επιλέγουμε έναν από τους 15 τύπους (κατηγορίες) γραφημάτων του Excel. Το Excel προτείνει μόνο του ένα γράφημα, αλλά μπορούμε να επιλέξουμε και κάποιο δικό μας. Κάθε κατηγορία γραφήματος έχει 10 περίπου δικές της παραλλαγές.

Στο Βήμα 3 επιλέγουμε τη μορφή της κατηγορίας του γραφήματος και στο Βήμα 4 επιλέγουμε αν οι σειρές δεδομένων είναι σε Γραμμές ή Στήλες και αν θα χρησιμοποιηθεί η πρώτη γραμμή της επιλεγμένης περιοχής για τις ετικέτες του άξονα κατηγοριών x και η πρώτη στήλη της επιλεγμένης περιοχής για το κείμενο υπομνήματος. Το Excel παρουσιάζει το γράφημα σε προεπισκόπηση για να είμαστε σίγουροι για τις επιλογές μας.

            Μια περιοχή μπορεί να περιέχει μία ή περισσότερες σειρές δεδομένων, π.χ. πολλοί πωλητές που κάνουν πωλήσεις κάθε μήνα, πολλοί μαθητές που έχουν βαθμούς σε κάποιο μάθημα για τρία τρίμηνα κ.ά.

            Στο Βήμα 5, που είναι και το τελευταίο, επιλέγουμε αν θα προστεθεί υπόμνημα στο γράφημα και γράφουμε τον τίτλο του γραφήματος και τους τίτλους των αξόνων x και y σε κατάλληλα πλαίσια κειμένου. Το υπόμνημα χρειάζεται όταν έχουμε περισσότερες από μία σειρές δεδομένων. Το Excel παρουσιάζει σε προεπισκόπηση ό,τι καταχωρίσεις κάνουμε.

            Καθώς μετακινούμαστε μέσα στον Οδηγό Γραφημάτων, μπορούμε ανά πάσα στιγμή να πατήσουμε το πλήκτρο Άκυρο για να ακυρώσουμε τη δημιουργία του γραφήματος, το πλήκτρο <Προηγούμενο για να επιστρέψουμε στο προηγούμενο Βήμα, το πλήκτρο Επόμενο> για να πάμε στο επόμενο Βήμα και το πλήκτρο Τέλος, όταν μπορεί να επιλεγεί βέβαια, για να τοποθετηθεί το γράφημα μέσα στο φύλλο εργασίας.

            Μπορούμε να μετακινήσουμε ένα γράφημα, πατώντας πάνω του με το ποντίκι και να αλλάξουμε το μέγεθός του, επιλέγοντας και σύροντας τις κατάλληλες λαβές. Αν κάνουμε διπλό κλικ πάνω στο γράφημα, μπορούμε να επεξεργαστούμε κάθε στοιχείο του μεμονωμένα, κάνοντας κλικ πάνω στο στοιχείο με το δεξί πλήκτρο του ποντικιού για να εμφανιστεί ένα μενού συντόμευσης.

 

           Οι Βάσεις Δεδομένων (Λίστες) στο Excel

            Στο Excel μπορούμε να δημιουργήσουμε βάσεις δεδομένων και να τις επεξεργαστούμε όπως και μ’ ένα πρόγραμμα διαχείρισης βάσεων δεδομένων, μόνο που τις βάσεις δεδομένων, το Excel τις αποκαλεί λίστες (lists). Για να δημιουργήσουμε μια λίστα στο Excel, γράφουμε πρώτα τις επικεφαλίδες της λίστας (τα ονόματα των πεδίων) σε μια γραμμή και από κάτω γράφουμε μερικές σειρές (εγγραφές) με τιμές για τα πεδία αυτά. Για παράδειγμα, για μια λίστα πελατών, μπορούμε να έχουμε επικεφαλίδες (πεδία) : Κωδικός, Επώνυμο, Όνομα, Διεύθυνση, ΤΚ, Πόλη και Υπόλοιπο. Κάθε στήλη αποτελεί ένα πεδίο (field) και κάθε σειρά μια εγγραφή (record).

            Δεν πρέπει σε καμία περίπτωση να αφήσουμε κενές σειρές ή κενές στήλες σε μια λίστα, γιατί το Excel δεν θα καταλάβει πού ακριβώς τελειώνει η λίστα μας. Αφού έχουμε γράψει τις επικεφαλίδες (τίτλους πεδίων) μιας λίστας και μερικές σειρές (εγγραφές), κάνουμε κλικ σ’ οποιοδήποτε κελί της λίστας και επιλέγουμε Φόρμα... από το μενού Δεδομένα.

            Το Excel αναγνωρίζει αυτόματα τα πεδία και τις εγγραφές της λίστας και στο πλαίσιο διαλόγου που εμφανίζεται, βλέπουμε αριστερά τα πεδία σε μια κατακόρυφη διάταξη και δεξιά 7 πλήκτρα εντολών. Δίπλα στα ονόματα των πεδίων και μέσα σ’ αντίστοιχα πλαίσια κειμένου βλέπουμε τα στοιχεία της 1ης εγγραφής.

Πατώντας το κάτω βελάκι μπορούμε να πάμε στην επόμενη εγγραφή και πατώντας το πάνω βελάκι μπορούμε να πάμε στην προηγούμενη εγγραφή. Για το πλάτος των πλαισίων καταχώρισης, η φόρμα χρησιμοποιεί το πλάτος της μεγαλύτερης στήλης επικεφαλίδας.

            Αν πατήσουμε το πλήκτρο Νέα εγγραφή, θα εμφανιστεί μια κενή φόρμα, όπου μπορούμε να καταχωρίσουμε τιμές για τα πεδία και η εγγραφή αυτή θα καταχωρηθεί στο τέλος της λίστας. Αν πατήσουμε το πλήκτρο Διαγραφή, θα διαγραφεί μόνιμα η τρέχουσα εγγραφή και αν πατήσουμε το πλήκτρο Αποκατάσταση, θα επανέλθει στην αρχική της μορφή η τρέχουσα εγγραφή, ακυρώνοντας όλες τις διορθώσεις που κάναμε σ’ αυτήν.

            Αν πατήσουμε το πλήκτρο Κριτήρια, εμφανίζεται μια άλλη μορφή της φόρμας, όπου μπορούμε να γράψουμε κάποια κριτήρια (φίλτρα) σε μερικά πεδία για να εμφανίσουμε μόνο τις εγγραφές που ικανοποιούν τα κριτήρια αυτά. Για παράδειγμα, μπορούμε να γράψουμε Α* στο πλαίσιο του πεδίου Επώνυμο για να εμφανίζονται μόνο όσοι πελάτες έχουν επώνυμο που αρχίζει από Α ή >100000 στο πεδίο Υπόλοιπο για να εμφανίζονται μόνοι όσοι πελάτες έχουν υπόλοιπο μεγαλύτερο από 100000.

            Για να ταξινομήσουμε τα δεδομένα μιας λίστας, κάνουμε κλικ σ’ ένα οποιοδήποτε κελί της λίστας και μετά επιλέγουμε Ταξινόμηση... από το μενού Δεδομένα. Από τη λίστα Ταξινόμηση κατά επιλέγουμε το πρώτο πεδίο με βάση το οποίο θα ταξινομηθεί η λίστα και ένα από τα πλήκτρα επιλογών Αύξουσα ή Φθίνουσα.

 

back.gif (9867 bytes)

Επιστροφή